筹备期采购程序及若干规定
一 总则
为了搞好酒店采购工作，保证优质价廉的货品供应，确保经济指标的完成，防止一些不良倾向的发生，特制定此规程。
采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需货品原则上均由其统一购买，其它部门要支持配合并有监督权，一般不得自行采购。
所有采购活动必须遵守中国有关法令、法律和法规。
相关人员在采购、收货过程中，必须遵守职业道德，努力提高业务水平，适应市场经济发展要求，讲究文明礼貌，遵守法规，以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好“粮草”关。
二 采购项目的申请
凡是仓库储备的项目均由仓库在得到使用部门的认可后提出采购申请。申请之前须认真检查库存量和消耗量。
仓库储备以外的项目由个使用部门提出采购申请。申请之前需查询仓库是否有该项储备或在仓库多余屋子中是否有代用品。
凡属国外进口项目，申请部门在申请之前需向采购部确认能否在国内采购。采购部要认真对待，及时给以答复。
经确认时属必须购买项目。必须由仓库或使用部门提前填写申购单，进相关部门经理审批签字后报送采购部。
厨房日常消耗食品填写“厨房每日市场订单”（一式三联），行政总厨签批后报送采购部。
厨房日常消耗食品以外的采购项目填写“采购申请单”(一式四联)经部门经理签批后报采购部。
所有采购申请单必须用中文或中英文填写，必须填写清楚规格，型号等条件（或特殊要求）等，以便采购部购买。
所有采购项目的申请要加强计划性，减少盲目性，提前填写，留有余地。
国外进口项目需提前二到三个月提出申请。
锅内加工项目需视生产周期提前提出申请。
国内常用批量项目须在当年度低提出下年度全年或半年申请计划，分批到货。
国内市场一般项目需提前两周提出申请。
特殊项目按有关规程随机处理。
三 采购项目的择商、确认和报价
第一条 所有“厨房每日市场订单”以外的采购申请单报送采购部后，由采购部统一登记后分发给相关采购员，由其具体负责对申请单上采购项目的确认、择商（三家）和报价（三家）等工作。
第二条“厨房每日市场订单”报送采购部经理，由其具体负责落实采购人员按批准的报价单报价后采购或通知供应商送货，并由采购部按规定分发至仓收部、厨房等相关部门。
第三条 采购人员收到自己分管的申请单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通。在确认无误后，按照要求、时限尽快寻找至少三家供应商，进行业务洽谈，经过对比筛选，确定报价填入申请单，并填好总金额，供应商名称后上报主管。
第四条 国外采购由采购部经理直接负责。通常以发传真等方式向香港或国外供应商询价。属中国控制进口的项目在询价同时由报送人员向中国有关部门办理申报审批手续。
第五条 供应商的优惠、折扣、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。
第六条 采购部要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场动向，积极主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的代用品；积极主动向管理当局提供市场情况及采购策略。
第七条 所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。采购部在择商报价中必须认真研究对待，使用部门在工作中要主动与采购部沟通配合，对于所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报采购部，由其选取质好价廉服务优的供应商。
第八条 确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时沟通，研究对策。无力解决的必须及时上报管理当局，不能拖延误事。
第九条 对于单项万元以上的采购项目与供应商谈判确认后应报主管领导批准，直至通过招投标的形式确定，由总经理批准后方可实施
四 采购项目的审批
第一条 “厨房每日市场订单”以外的所有申请单在申请部门经理签署，采购部完成报价后必须经采购部经理复核及登记后方可上报审批。
第二条 申请单位经过不同级别的审批签字后即为有效订单。
行政总厨签字并完成报价后的“每日厨房市场订单”经采购部经理、成本控制经理签字后即为有效订单。
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