文件及数据管制程序
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2011/03/30 /
系统文件新制定4 A/0 /
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批准：
审核：
编制：
文件及数据管制程序
目的：使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。
二、范围：本校所提供之服务对象为各单位教职员工及学生。
三、权责：
3.1文件审核权限。
制 作
审 查
会 签
核 准
品质手册
管理代表
秘书室
相关单
位主管
校 长
程 序
承办人
二级单
位主管
相关单
位主管
一级主管
办法、规范
承办人
二级单
位主管
相关单
位主管
一级主管
窗体、纪录
承办人
二级单
位主管
相关单
位主管
一级主管
3.2文件之分发、收回、销毁及管制：文书组。
3.3文件制订、修订及废止：原制订单位主管。
四、定义：无。
五、作业内容：
5.1 文件编码系统：各类文件之制订、修订均需由文书单位，依文件编码
系统编号处理。
5.1.1 文件编码系统：
□ □ □ □ □ □
　
　 流水号 M：品质手册
文件类别 P：程序
单位别（如附件一） W：办法、规范
5.1.2 窗体编码系统：
□ □ □ □ □ □─ □ □ □
　
　 窗体版本A.B.C…….
窗体流水号
文件编号
5.1.3 总务文管人员对文件编码应予以管制，文件编码不得有重复之
情形。
5.2 文件制订、修订、废止作业：
5.2.1 文件制订作业：视业务需要及组织任务，由相同单位指定专人，
以各类文件标准格式，依业务需求拟案后，填妥
「文件制订、修订、废止申请单」，由拟案单位以
「标准文件格式」拟案送相关单位会签无议后，
呈拟案单位主管审查后，颁布上网发行（文件审
查、核准、颁布上网发行等阶段，若有任何异议
得由原拟案者修改之，必要时得召开会议）。
5.2.2 各文件发行时，文件及窗体编码均为A版，修订变更后为B版，依
此类推为C………Z，再重复使用。
5.2.3 文件之修订作业：文件若有不合现状需修改、增订者，得由提议单
位填写「文件制订、修订、废止申请单」，提出
修订原因，交原拟案单位研议修改。修改完成后
文件审查、核准、颁布发行作业内容，同文件制
订作业。
5.2.4 手册、程序或办法、规范之修订，以5.2.2 规定发行之。窗体修订
时