高效会议管理术 无效会议 高效会议 你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率 前言 充分的会前准备 明确的会议目的 合理的组织形式 高效的会议跟进 会议4步骤 没必要、无准备，就不开会 第一步 会前准备 5W1H 会议准备 凝聚向心力 中心协调会 部门内部会 建立信赖理解共识团队 促进组织内部交流，强化团队意识 第二步 会议目的 无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命 针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式 第三步 会议组织形式 安能适合会议 总经理例会 目的1：决策执行 适合规模 1.少人数（3-30）人 适合形式 3种形式 禁带电子设备 （5-10人） 时间限制（30人以上） 主管离场 （10人以上） 2.多人数（30以上）人 总经理例会适合形式 1 禁带电子设备（30人以下） 优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时 总经理例会适合形式 2 时间限制（30人以上） 要点： 1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间 2、适合时间和频率： 一月1-2次，每次1-1.5小时 3、展开方法：搭配各类会议 事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行 4、成本控制： 包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本 5、注意事项： 1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行 2）不要在过短的时间，塞进过长的议程 3）就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开” 4）适合例行报告、工作进度报告等会议 优点：提升工作效率、减少开会次数与长度 讨论议题 产生提案 主管离场 决策者在讨论阶段易主导意见流向 决定提案 实行是否 决策 要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定 总经理例会适合形式 3 主管离场（10人以上） 所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天 适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时 安能适合会议 安能管理委员会 各集运中心跨部门协调会 目的2：解决问题 适合规模 适合形式 3种形式 1.少人数（3-30）人 2.多人数（30以上）人 视觉会议（30人以下） 围桌对话 （12人以上到数千人不等） 小组研讨会 （5-3000人） 掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手 点 代表“看过来！我和别人不一样” 线 代表“连结”与“区隔” 线条粗细代表强弱 三角形 代表 “正在变化”， 多个三角形组成代表爆炸的锐角图 方形 代表 “正规的组成” 最适合代表建筑物或组织功能 空心箭头 代表“活动中的组成”，适合使用来表达项目 螺旋图 代表“动态统一”，将螺旋图圆一点，则有趋近统一的意义；反之混乱的螺旋类似龙卷风，代表更多变动 圆圈 代表“统一”，画圆感觉在集合所有事物，这寓意世界共通 管委会 协调会适合形式 1 视觉会议（30人以下） 所需道具：白板或大海报 适合时机：解说抽象概念或条列式流程 开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单 涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题 集体分享 三回合讨论后，主持人安排一段“反思时间”，让与会者写出最核心或最深刻的想法 最后的记录公布，再行动规划与讨论议题整合。 优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动 所需时间:至少90分钟，2小时更理想 适合频率：不限 管委会 协调会适合形式 2 围桌对话（12人以上到数千人不等） 管委会 协调会适合形式 3 小组研讨会（5-3000人） 所需时间：1-3天不等 适合频率：半年-一年/次 安能适合会议 管理层高层会议 各种探讨会 目的3：创意提案 适合规模 适合形式 3种形式 1.少人数（3-30）人 2.多人数（30以上）人 头脑风暴 （5-10人） 环境引导 （5-10人） 创新激荡 （30人-上万人） 1、鼓励自由奔放，疯狂古怪的构想 2、禁止对提出的点子当场评量、非议 3、不要局限与会者想象力，点子多疯狂都得鼓励 1、理清会议主题 2、请出出席者“会前”15-20分钟“独自”进行头脑风暴 要 点： 集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新 所需时间：60-90分钟 适合频率：每天或视需求与目的不定期举行 1、脑力写作，写下观点放在桌子中间 2、拿起别人的构成，补充设想，补强别人构想，展开构想接龙 高层会议 探讨会适合形式 1 头脑风暴（5-10人） DOs DON’Ts 1、放音乐是协调与会者转换心境的仪式，不宜太久 2、不宜久坐，偶尔走动或者互换位置都能帮助思考 1、调整好温度、提供点心，不要让寒热和饥饿打断思绪 2、会议室家具摆设尽量简单，为创意提供空间 “拥有白色墙壁和普通桌椅的会议室”和“有着橘色墙壁、铺着缤纷地毯时髦会议室”中，同样的时间后者环境产出的点子远比普通会议室多出44% 适合范围：任何企业根据会议需要 高层会议 探讨会适合形式 2 舒适环境（5-8人）