高效会议管理技巧培训 讲师：小1知 课程目标 了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ 目录 当今会议面面观 集思广益图 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 会议的目的与意义 达成协议与解决问题 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 团队会议； 一对一会议。 面对面会议； 电话会议； 视频会议。 宣布认识安排、讲解政策的会议； 当众表扬或批评别人的会议； 临时出了突发事件的会议。 会议的种类 建议频率：至少每月一次 注意事项： 1、不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯； 2、将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。 建议频率：至少每两月一次 注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。 建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。 建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。 会议的频率 会议的时间成本 直接的会议成本 效率损失成本 会议成本的计算 会议效率不高的原因及解决方案 参会者要有听的技能 要充分作好准备工作 明确开会原因及目的 高效会议的预防性管理 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 高效会议的八大特征 时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则 会议规范种类 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则 1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任 6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量 开会前的准备工作 无需开会的五个如果 必须开会的五个如果 选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突 5W1H法 When-----时间 Where----地点 Who-------与会人 What------会议主题 Why-------会议目的 How-------会议形式 准备工作的作用与方法 准备工作的作用 会议准备工作核对单 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 SWOT分析 主持人的四个准备 四个准备 成功会议的五种策略 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与会议有关的资讯； 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。 如何做开场白 主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等； 尽量开成一种互动的会议氛围。 主持人发言最多的原因 对会议的议题特别熟 地位最高而且声音较大 负担较多的行政责任 如何分配发言时间 彼德·德鲁克决议法： 用足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益律 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各题案之认同 对提案做适当的休整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位。 如何达成决议-决策方式 4种群体决策 4种团队决策法 权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策 头脑风暴法 德尔菲法 思路转换法 易地思考法 群体决策种类及方法 会议中的沟通与反馈技巧 沟通的漏斗 为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程 沟通金三角 自己 对方 设身处地 沟通的定义 沟通的冰山模式 有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标 有效沟通原则 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成争执 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 时间不充分 情绪不好 语言不通 大脑过滤 记忆力差 造成沟通困难的因素 找共同点 适当展示自己的能力和水平 适当暴露自己脆弱的地方 不必说出所有的真相 如何建立信任 会议中的反馈技巧 批评三部曲 1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束