为了加强公司人事档案的管理工作，进一步提高科学管理水平，实现人事档案管理工作科学化、规范化和制度化，有效地保护和利用档案，更好地为人事工作服务，特制定本规定。

管理体制和职责
第一条人事档案实行属地化集中管理，原则上由各分公司负责各地区人事档案的管理，个别单位根据实际情况，也可单独管理。人事档案管理的业务工作，要接受本单位人事部门领导和公司人力资源部的检查指导。

第二条凡是管理人事档案的单位，都应建立档案室，并必须设有专职或兼职档案管理工作人员。

人事档案管理的工作人员必须具备以下条件：
1．坚持四项基本原则，认真学习马列、毛泽东思想和党的各项方针政策，有一定的政策水平和工作能力；
2．热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，积极为人事工作服务；
3．严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护人事档案的安全，不得丢失、泄密；
4．坚持原则，严格按照人事档案管理工作的各项规章制度办事；
5．工作调动时，必须做好人事档案和业务文件的交接工作。

第三条人事档案管理部门的职责：
1．保管人事档案；
2．收集、鉴别和整理人事档案材料；
3．办理人事档案的查阅、借阅和转递的工作；
4．登记人员工资、职务、职称、学习等情况；
5．为有关领导和部门提供人事情况；
6．做好人事档案的安全、保密和保护工作；
7．及时或定期向本单位文书档案管理部门或有关单位移交退出现职、死亡人员的人事档案；
8．调查研究人事档案工作情况，根据实际情况，修改完善有关规章制度，逐步实现人事档案管理工作的科学化、现代化；
9．办理其他有关事项。

人事档案的内容、分类
第四条人事档案由历史地全面地反映人事情况的材料构成。内容及其分类包括：
第一类履历材料；
第二类自传材料；
第三类鉴定、考察、考核材料；
第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学籍、培训结业成绩和评聘专业技术职务、考核成绩、审批材料）；
第五类政治、历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作等问题的审查材料）；
第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；
第八类处分材料（ 包括甄别、复查材料、免予处分的处理意见等）；
第九类录用书、任免书（包括审批表、考核表、考察表）、聘用、劳动合同、与企业签订的各种协议、入伍、工资、待遇、出国、离退休、退职等材料；
第十类其他可供组织参考的材料（包括工会会员登记表、大中专毕业生派遣证、预备军官证等）。

第五条职工离退休后，其档案仍由原单位负责管理。

第六条职工死亡的，其档案由原管理部门保存5年后，移交本单位文书档案室。

第七条职工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，其档案转至按国家规定有管理档案权限的人事部门或政府人事部门所属的人才交流服务中心保管。

第八条职工被开除公职的，其档案由原单位保管。另就业后，其档案转至按国家规定有管理档案权限的人事部门或政府人事部门所属的人才交流服务中心保管。

第九条职工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原单位保管，刑满或解除劳动教养以后重新就业的，其档案转至按国家规定有管理档案权限的人事部门或政府人事部门所属的人才交流服务中心保管。

第十条职工出国不归的，档案由原单位保管或按本人委托书，将其档案转至按国家规定有管理档案权限的人事部门或政府人事部门所属的人才交流服务中心保管。

第十一条人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位人事部门指定专人保管。

档案材料的收集、鉴别与归档
第十二条为使人事档案能够适应人事工作的需要，要经常通过有关部门收集人事任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映人员德、能、勤、绩的材料，按中组部（1996）14号文的有关规定，充实档案内容。

除平时注意收集和积累人事应该归档的材料外，应在每年第一季度与党、工、团、人事、纪检、监察、科技等有关部门联系，索取上一年应该归档的材料；
与各有关业务部门建立主动送交人事档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的人事档案材料归入人事档案；
根据人事档案中缺少材料的情况，人事管理部门要有计划地布置填写职工履历表，做好鉴定，写好自传，并及时将此类材料补充进入人事档案。

第十三条收集的材料必须经过认真的鉴别方可归档。

材料是否是属于该职工的，是否属于人事档案的内容，是否有不应该归档的材料；
材料要真实、完整。对头尾不清、来源、时间不明的材料，要尽可能查清注明，对于查不清，参考价值不大的材料，可不归档；
涉及职工政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料，应转交有关部门查清后，再确定是否归档。需经组织审查或本人签字的材料要盖章签字后方可归档；
不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别后，按有关规定分别情况予以处理；
凡销毁人事档案中的材料，必须严格审查，详细登记造册，报主管负责人审批，指定专人监督销毁；
凡属于归入人事档案的材料，均应按照中组部《干部档案整理工作细则》的要求进行整理。要做到认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

第十四条人事档案材料，需统一使用十六开规格的办公用纸，对大小不一的材料，必须裱糊整齐再装订。不得使用圆珠笔、铅笔、红色和纯蓝色墨水和复写纸书写。

人事档案的保管与保护
第十五条根据安全保密、便于查找的原则，对于人事档案应严密、科学的保管。

人事档案管理部门，要建立坚固防火、防潮的专用档案库房，配置铁柜。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，有条件的单位应将人事档案库房、阅览室和档案人员办公室三室分开；
库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（标准为：温度14度－24度，相对湿度为45－60％）；
保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次，发现问题及时解决；
不断研究和改进人事档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

第十六条人事档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应按中组部有关规定，实行统一的制作标准。

第十七条人事档案管理工作所需的设备和业务经费，各单位要统筹解决，有关部门要给予支持。

第十八条严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用人事档案材料营私舞弊的，应视其情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

档案的提供利用与安全保密
第十九条因工作需要查阅和借用人事档案，须遵守下列规定：
查阅单位应填写“查阅人事档案审批表”或查阅人事档案介绍信，按照查阅人事档案的规定办理审批手续。

人事档案管理单位，要根据查阅用途及有关规定，确定是否提供和提供什么材料；
查阅人事档案，应同时派中共党员二人到保管单位阅档室查阅；
人事档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过批准，并严格