合同返利管理办法
一、合同管理
凡与公司发生经济往来的客户，双方需签定本公司统一的合同文本，特殊情况，可签订厂方的合同文本。
家电商品分三级采购：中央采购（统购分销，所有连锁店采购量统一计算，配送总公司统一付款或连锁店背书付款，享受整体规模返例）；地区采购（地区性产品，地区范围内连锁店采购量统一计算，连锁店背书付款，享受地区规模返例）；单店采购（销量极小、随机性大、品牌可替代性强、不便用上述两种方式采购的商品，连锁店直接付款）。
采购总部代表整个连锁体系签定统购分销合同，必要时联合连锁店与供应商签定三方协议（三方协议是统购分销合同的组成部分）；地区性合同由采购总部相关采购部门及连锁店共同与供应商签定；单店采购合同由连锁店自行签定。
统购分销合同的履约主体为采购总部；地区性合同、单店采购合同的履约主体为当地连锁店，由采购总部相关部门进行监督。
除单店采购范围内的品牌、商品及采购总部另行规定的品牌外，各连锁店付款时均应通过采购总部统一或背书付款；连锁店对供应商进行预付款时应经过采购总部批准；
当合同的一方不能按照双方（三方）约定履约，提出修改，由履约主体报采购总部，方可调整合同。
本管理办法适用于整个连锁体系。
（一）、约前管理
第一条凡与公司发生经济往来的客户，双方必须签定经济合同。对于即将到期的合同,各相关部门采购人员应提前一个月报给采购总部，以便进行新协议的洽谈。
第二条签订经济合同前，必须详细了解对方单位的履约能力，包括：对方单位是否具有法人资格；是否具有经营权；是否属于越权经营；对方签约人是否为法人代表或法人代表授权委托人；对方单位的信用情况等。对于履约能力有严重缺陷的单位，不得与之签订经济合同。
第三条签约人员应在签约前根据市场调查情况，了解商品的品质、性质、生命周期及市场需求状况及潜在的销售前景，并将待签合同资料、供应商背景资料、市场调查报告、产品市场分析、价格分析提交到合同委员会；并交管理部门备案。
第四条合同的拟定须由相关部门两名经理参与与供应商的谈判及合同草签。
（二）、签约管理
第五条合同的签订者必须是法人代表或经法人代表授权的委托代理人。委托代理人只能在授权范围内行使代理权，严禁越权代理签订合同。（应将对方代表人的授权委托书交相关部门存档，采购总部为商务部）
第六条合同签定应统一使用本企业合同文本，并且注意合同的供方、需方名称须与合同专用章一致，合同起止时间、供货时间、签订地点、厂家、商标、产品名、规格、型号、金额等应填写准确、清楚，因疏忽大意给公司造成损失者应承担相应责任。
第七条书面经济合同经商务部初审合格后，由防损部进行审查，并经分管领导批准后方可在合同文本上盖章生效。
第八条签定合同时，在法律允许范围内，应尽量争取最为优惠的价格、结算方式、促销、安装及售后服务等。
第九条采购人员原则上不准携带合同专用章外出，对于在外地签订、回公司盖章确有困难的合同，可采取以下措施：
（一）合同签订后通过传真机传回公司本部，审查盖章后传回；
（二）携带已拟好且盖有合同章的合同文本到合同签订地，签约时合同主要条款不能擅自修改；采购人员回到公司本部后，需将盖有对方单位公章的正式合同文本送财务中心综合部存档；若因故没有签订正式合同，采购员需将盖有印章的合同原稿交回。
（三）、履约管理
第十条合同签定后，合同文本及相关资料交由财务中心综合部保存。财务中心综合部应注意保密工作，未经主管领导批准,任何人不得查阅与其无关的经济合同。
第十一条合同签定后，我方签约人员应注意对方的信用状况，如有确切证据证明对方有下列情形之一的，应及时中止合同履行：经营状况严重恶化；转移财产、抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉；有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形的。
第十二条合同执行过程中，由采购部门对各自品牌实施情况进行监控（包括：每月入库、销售、付款），并每月提交报告至商务部，对于超额或不能履约的品牌应根据实际情况由商务部督促采购部门对合同进行调整。
第十三条合同执行过程中，各采购部门应定期对供应商的履约情况（包括：货源供应、发票、返利的回收、促销支持）进行评定；并将评定结果报至商务部，根据评议结果调整对供应商的相关政策；并存入供应商档案，以作为是否续约的依据。
二、返利管理
合同运作过程中及完毕时，针对返利应注意以下事项：
第十三条各部在合同签定完毕后三日内，应将完整的合同文本、厂家销售政策、报价交到财务中心综合部存档。对于每次的政策变动、调价、特价活动等涉及返利的调整，应在二十四小时内提供经厂方总部确认的书面证明(原件)，以便准确计算返利。
第十四条凡回收的返利不管何种形式都应由厂商总部出具返利确认书（原件），并及时送交财务中心以便入帐。
第十五条对于返利用于提货的品牌，采购人员应争取好的价位、并要求厂家随货开具增值税发票，保障公司利益不受损害。
第十六条对于返利抵扣应付帐款的品牌，应由厂商总部出具返利确认书及扣款证明（原件），并及时送交财务中心以便入帐。
第十七条对现存的差异，要求采购人员本着维护公司利益积极争取的原则。在规定时间内与厂家对帐，确定最终返利金额，并在规定期限内收回。
第十八条返利回收采购人员应填写《返利回收确认表》（见附表），并提供厂家的书面说明，经合同管理员和相关部门确认后，报予相关的财务人员。
第十九条商务部根据财务中心合同管理员提供的月度、季度、年度应收返利，督促采购总部各事业部门在合同约定的返利结算期内回收返利，如到期未能收回，须在５日内给予合理答复,并明确回收期限。
第二十条对于长期拖欠返利的供应商，将由采购总部及各连锁店对其采取终止合同、停止付款、停销商品等处罚措施，以保证公司利益不受损失。
合格供方标准及评审实施办法
为确保供方能持续提供质优价廉的商品，满足家电连锁体系销售需要，制定本办法。
一、合格供方标准
1、产品质量合格（符合国家规定的质量标准；无国家标准的符合行业标准；无行业标准的符合企业标准）。
2、售后服务好，能提供相关配件和技术支持。
3、供货及时。
二、供方分类
1、知名度较高，产品被大多数消费者认可的供方。
2、长期合作，在合作过程中，符合标准的供方。
3、新供方，即初次合作的供方。
三、供方评审办法
1、知名度较高的供方：即该类供方属于通过质量认证（如ISO9000标准）或商标属驰名商标及经市场调查，产品为消费者认可的供方。评审时，需供方提供相应证明材料，或经采购总部总经理签字认可的市场调查材料及其它来源的有效证明材料，该项工作由各采购部实施。
2、长期合作的供方，需要以下材料:
(1)质量认证证书；
(2)销售材料：可由供方提供或由商务部根据以往的销售情况进行调查，作出评价材料，由采购总部总经理批准可列为合格供方；或由供方提供有效证明后列入合格供方。
3、新供方，通过以下方式之一进行评审:
(1)由采购总部进行实地考察，考察结果满足合格供方条件，写出考察报告，经采购总部总经理签字认可后，作为合格供方。
(2)经过初步了解，产品进行试销，试销情况良好的，由商务部写出评价报告，由采购总部总经理批准后，作为合格供方；试销情况较差的，不列为合格供方。
四、评审时间间隔
每年评审一次,评审日期可根据供方销售年度确定。
五、合格供方的取消
供方若出现以下情况之一，由商务部提交申请，报采购总部总经理批准后取消合格供方资格:
1、信誉度较差
(1)有书面协议的供方:未严格按合同约定履行,造成一定损失的。
(2)无书面合同的供方:以口头协议为准,未严格执行,或造成一定损失的。
2、产品质量不合格、返修率较高、顾客反映强烈的（参考维修中心的反馈意见或建议,或连锁店反馈的销售信息）。
3、经营业绩较差的。
六、合格供方档案
为规范管理，由商务部建立合格供方微机档案,以方便查询及管理，具体内容见分《合格供方档案表》。