工作说明书
岗位名称
总裁办公室主任
岗位编码
0002001
所在部门
总裁办公室
现任者
薪资等级
现任职人数
批准人
(自行填入)
填写人
(自行填入)
制表日期
2016年1月19日星期二
批准日期
填写日期
组织中的位置
直接上级
总裁
直接下级
总裁办公室副主任、总裁办公室主管秘书、总裁办公室档案主管
内部关系
集团各部门、集团所属各单位
外部关系
政府机关、相关业务单位
晋升与职务轮换
晋升岗位
总裁
轮换岗位
集团其他同级岗位
工作概要
负责集团正式性来访接待活动的组织、实施；协调集团领导的日常活动的日程安排；负责协调各事业部、企业参与政府组织的综合性活动；对集团外部客户信息进行转发、催办；负责对集团有关餐饮、住宿、通讯等管理工作的审核；指导集团档案室、样品室的管理工作；主管集团信访工作及企业文化建设。
岗位职责、工作清单
1、外部公文处理
(1)、保存上级文件电子文档，移交集团档案室，办理交接手续[核准]
2、周工作小结管理
(1)、与领导沟通《内部动态》整改事宜[审核]
(2)、制做本月《周工作小结》考核[审核]
(3)、编写《周工作小结》情况总结报告[审核]
3、接受客户信息及处理
(1)、处理供货商欠款纠纷[审核]
4、外部信息收集整理
(1)、向集团领导传送外部信息[审核]
(2)、协助集团领导利用和处理外部信息[审核]
5、催办与督办
(1)、协调落实有关所属企业的业务纠纷[审核]
(2)、对急需处理的文件进行催办和督办，并反馈文件主管单位[审核]
(3)、落实所属公司的需解决事项[审核]
(4)、根据用户投诉，情节严重的令其发传真，制作催办通知[审核]
(5)、及时督促并根据催办文件对客户回复[审核]
(6)、整理催办记录，向集团领导汇报[审核]
6、跨部门工作协调
(1)、协助外部客户到职能部门办理相关业务事宜[审核]
(2)、协助职能部门联系上级主管部门[审核]
(3)、协调各事业部、企业完成相关职能部门实施的业务活动[审核]
(4)、协调有关职能部门处理公司外部事务[审核]
(5)、协调各事业部、企业之间的业务衔接[审核]
(6)、协调各事业部、企业参与政府组织的综合性活动[审核]
(7)、协调各事业部、企业处理综合性商务活动[审核]
7、领导预约管理
(1)、公司客户预约会见公司领导[审核]
(2)、公司员工预约向公司领导汇报工作[审核]
(3)、政府及上级部门预约会见公司领导[审核]
(4)、协助公司领导预约会见员工、客户及其他人员[审核]
8、领导出境工作
(1)、公司领导出国护照管理[审核]
(2)、公司领导出国签证工作[审核]
(3)、公司领导出国费用申请[审核]
(4)、公司领导出国文件及资料准备[审核]
(5)、公司领导出国生活用品及其他物品准备[审核]
9、样品室管理
(1)、样品室展品、价格牌、宣传资料常规性调换的通知与协调[审核]
(2)、样品室部分产品的常规性调换与补充[审核]
(3)、重大参观活动期间的样品室大规模调整[审核]
(4)、样品室讲解员的接待礼仪培训[审核]
(5)、样品室讲解员的产品专业知识及企业知识培训[审核]
(6)、与所属各企业产品展览管理人员的对口协调会议[协办]
(7)、样品室展品的实物登记台帐的管理[审核]
(8)、样品室展品及宣传品的交接与登记[审核]
(9)、样品室展品及其他设备帐实不符问题的处理[审核]
10、对外接待
(1)、进一步核实正式性来访的具体事宜[协办]
(2)、编制正式性来访的接待计划[协办]
(3)、请示集团领导对接待计划事宜进行批示[协办]
(4)、依据批示通知有关参加接待[审核]
(5)、与市、区接待部门进一步深入联系有关接待事宜[协办]
(6)、正式性来访接待活动的实施[审核]
(7)、正式性来访餐饮及住宿等事项的安排[审核]
(8)、正式性来访接待活动的总结与登记记录[协办]
(9)、接受政府及上级主管部门临时性来访的预约事项[审核]
(10)、协调有关部门及领导参与接待政府及上级主管部门临时性来访[协办]
(11)、接待政府及上级主管部门临时性来访[协办]
(12)、政府及上级主管部门临时性来访任务的落实与督办[协办]
(13)、外商来访的翻译人员的确认及资料准备工作[核准]
(14)、业务单位来访接待信息的反馈与处理[审核]
(15)、外部接待活动的阶段性统计和分析[审核]
11、信函处理
(1)、来信来函阶段性统计与分析[审核]
12、礼品管理
(1)、确定礼品价格并购买、结帐[审核]
(2)、办理各部门申请、领用礼品[审核]
13、餐饮及住宿费用管理
(1)、安排领导在外宴请客户定餐事宜[审核]
(2)、与酒店谈判折扣金额，明确各部门消费金额，签订优惠协议[审核]
(3)、协调酒店付款问题[审核]
(4)、办理集团各部门酒店餐饮接待费用结算事宜[审核]
(5)、找领导申请报销[审核]
14、交通安排
(1)、紧急情况办理车辆调配工作[审核]
15、任务落实
(1)、会议纪要任务的催办与督办[审核]
(2)、会议纪要任务落实情况的考核[审核]
16、对外会务及商务活动
(1)、提前联络政府有关方面“政府活动”的议程及时间安排[提报]
(2)、向集团领导汇报“政府活动”的议程及时间安排[提报]
(3)、协助集团领导出席“政府活动”及商务活动[审核]
(4)、“政府活动”或商务活动的收尾工作[审核]
(5)、通知集团部门参加对外会议、活动[审核]
(6)、本部门参加政府部门工作会议[审核]
(7)、协助集团领导出席商务宴请活动[审核]
17、信访处理
(1)、信访案件的答复[审核]
(2)、信访案件的责任追究[审核]
18、信访对口管理
(1)、处理市信访公文[审核]
(2)、不稳定人员“四包一”工作[审核]
(3)、参加市信访局月调度会议[审核]
(4)、信访工作总结和其他上报材料[审核]
19、通讯费用管理
(1)、与通讯服务供应商进行合同谈判、与通讯服务供应商签订正式合同、与通讯服务供应商协商有关合同执行及内容修订事宜[审核]
(2)、对已签订的优惠合同执行情况进行跟踪监督[审核]
(3)、核对帐单，并根据消费帐单，分列部门费用[审核]
(4)、编写集团通讯费用审核通知并请示领导签字[审核]
(5)、制定每月固定电话及手机费用考核表[审核]
20、通讯设备管理
(1)、办理集团固定电话、移动电话的设备管理事务[审核]
21、综合管理
(1)、办理集团领导印制名片事宜[审核]
(2)、集团机关报刊杂志的订阅[审核]
22、程序文件管理
(1)、收集分析管理漏洞或存在的缺陷[审核]
(2)、组织公司文件相关人员进行讨论[审核]
(3)、制定、修订部门管理程序文件[审核]
(4)、程序文件的讨论、再修订、会签[审核]
(5)、程序文件的批签[审核]
(6)、管理程序文件发布、宣贯、执行[审核]
23、人力资源项目
(1)、对工作日志进行审核、汇总[审核]
24、OA项目
(1)、处理OA系统中的文件[审核]
25、临时性工作
(1)、为业务关系单位协助与集团相关的业务[审核]
(2)、参加集团部门会议[审核]
26、企业文化工作
(1)、与集团高层领导沟通企业文化建设的问题[审核]
(2)、与集团中层协调有关企业文化建设的问题[审核]
(3)、参加企业文化的交流和学习及研究工作[审核]
(4)、落实盛市部门对企业文化建设的有关精神[审核]
(5)、同行业企业文化建设的交流与研讨[审核]
(6)、企业文化建设工作的内部宣传活动[审核]
(7)、企业文化建设工作的外部宣传活动[审核]
27、企业档案管理
(1)、部门年度材料收集归档移交工作[审核]
(2)、划分材料保管期限、及确定密级划分[审核]
(3)、年度立卷整理工作[审核]
(4)、定期查看核对实物档案与帐目检索[审核]
(5)、落实和进一步完善企业档案资料的保密工作[审核]