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东莞市方中物业管理有限公司
管理文件汇编
第七分册
档案工作手册
文件编号：FZ-WY-MF-07版本号：A/0
编制：编制日期：2014年5月
审核；审核日期：2014年6月
批准：批准日期：2014年7月
（盖受控章处）
目录
管理制度
档案管理规程（总则）3
档案管理规程（分则一）业主档案管理标准作业规程……5
档案管理规程（分则二）保安部档案管理标准作业规程…6
档案管理规程（分则三）工程部档案管理标准作业规程…7
档案管理规程（分则四）清洁绿化部档案管理标准作业规程……9
质量记录表单
管理处档案分类及归档模式规定……10
档案备考表设备设施台帐……11
设备卡…13
卷内文件目录…14
档案资料借阅、查阅登记表…15
档案资料移交登记表…16
档案销毁清册档案（案卷）目录……17
方中物业管理有限公司档案管理作业指导
档案管理规程（总则）
文件编号：FZ-WY-DA-WI-01版本/状态：A/0第1页共1页
1.0目的：加强物业管理档案资料的系统化、科学化管理。
2.0适应范围：各物业管理处、物业管理部档案资料的管理（《业主档案标准作业规程》另定）。
3.0职责：各个部门主管对本部门的文件资料进行收集，并保证其完整和连贯，按规定上交档案负责人；档案负责人对各部门全部资料进行催收、整理、归档。档案负责人由物业文员（物业管理员）兼任。
4.0制度
4.1档案保管制度
4.1.1档案管理人员按照规定对归档的文件材料，做好档案的分类、登记、保管工作，存放整齐、统一编号，科学排列，查找方便。
4.1.2做好档案的防盗、防火、防强光、防尘、防潮、防霉变、防虫鼠、防污染工作。
4.1.3档案排列整齐，分门别类，依从上至下、从左至右的顺序排列。
4.1.4定期对档案进行检查，核对，做好收入、移出、借阅登记。
4.2档案鉴定销毁制度
4.2.1以档案保管期限表为依据定期进行鉴定，对超过保管期限或确无保存价值的档案提出存毁意见。
4.2.2经鉴定后，拟写销毁报告，填写销毁清册和必要的文字说明，经档案管理负责人、部门主管、管理处主任批准（物业部的需行政主管、经理批准）后即可进行销毁，销毁时必须2人以上鉴证，并在销毁清册上签名，销毁清单交档案室保存。
4.2.3未经批准，任何人不得擅自销毁档案。
4.3档案借阅、利用与保密制度
4.3.1查借阅档案，必须登记，归还时办理注销手续，查阅或借阅时应该接受档案管理人员指导和监督。
4.3.2查借阅业务范围内的档案，需主管领导同意，查借阅非隶属业务范围的档案，凭单位证明和公司经理同意后方能调阅。
4.3.3一般只在室内查阅，原则上不外借，否则需经公司经理同意。
4.3.4不得擅自摘录、翻印、复制，不得在档案材料上划线、涂改。
4.3.5借阅人要严守机密，不得转借他人，不得泄露秘密。
4.3.6借阅人按时归还，管理人认真核对，当面签名注销。
4.3.7保密是每个档案管理人员与借阅人员的基本职责，应严格遵守
4.3.8对保密文件应设专柜保管，专人兼管，如人事档案、电脑光盘等，利用时要经公司经理同意，不得擅自翻印、摘录。
5.0工作程序
5.1一般程序
阶段性办理完毕的具有保存价值的零散材料按其内容或形式的联系进行排列和编号、组成一卷一卷的案卷，然后进行装订（暂不作装订），之后填写卷内目录与卷内文件备考表，再案卷盒背脊上填写案卷标题、目录号、卷号、保存期限等。以上立档程序，可根据档案资料的繁简程度进行适当的增删。
5.2归档时间
5.2.1日常报表按规定要求每日上交管理处，工作人员处理后交由档案负责人整理，每月装订一次，并按其材料多少于适当的时侯立卷装盒，至少每年立卷一次，每年复查并整理一次。
5.2.2通知、通报、内部发文、外部来文、计划、报告、总结、信件、历史沿革、大事纪、重要图片等材料，在收发与传达之后，经手人应及时上交，有档案负责人及时整理，并按其材料多少与适当的时候立卷装盒，至少每半年立卷一次，每年复查整理一次。
5.2.3其它如财务、人事、证书、声像、实物、光碟等保密程度高或专业性强的材料，可由相关人员整理并保管，但须列出清单交由档案负责人备案。
5.3归档的材料范围：见《物业管理档案文件材料归档范围》
5.4档案编号方法：
5.4.1档案室号：是上级档案馆给下级档案馆（室）指定的档案第一级分类号。如方中公司档案室下设各部门，元美广场为（暂无）。
5.4.2档案柜号：可从上至下、从左至右排列。
5.4.3全宗号：地区代号（以地区为单位、暂无）。
5.4.4类别号：全宗号下一级编码，元美管理处档案分类见《元美管理处档案分类表》：工程管理A、安保管理B、综合管理C、财务管理（另存）。
5.4.5卷号：卷号是档案管理中档案的基本单位，每一类别下有若干卷，有时一卷又分为若干分卷，立卷原则是：内容或形式相同的集中，相近的靠拢，不同的分开，无保留价值的剔除。
总上所述，档案已二级分层的方法进行编号，其基本格式为：
A·2—1之二分类号或件号
卷号
小类号
大类号
档案室代号
同时又档案室前面可以加上地区代号，也可以不加。
如｛80（5）A·2—1之二｝编号中80为地区代号
目录号
全宗号
5.4.6卷内文件编号：
5.4.6.1文书材料：页号以面为单位，一面一个页号，空页不编号，以1为起点编流水号，件号以件为单位，件内再分页号（扔以1为起点），单页文件与多页文件在一起时，一页计为一件，有些以件为单位的文件如《业户手册》，同装在一案卷盒内,不再装订,每份文件左上角编档章号,填件号(因无档号章,只记流水号码,以1为起点,类似页号)。
5.4.6.2科技材料:原有目录的(如图纸)按目录顺序排列,不再编号,无目录有编号的补加目录,无目录无编号的,加上编号后再补加目录,以件为单位的文件,可不装订,每件右上角加档章号,运动会件号。会计材料：只编件号或册号（卷号），不编号。声像实物：只编件号。
5.4.6.3照片：照片底片不分离,住户单位的照片只编件号(房号),其它照片按其在相册中的位置,编页号及章号。
5.4.6.4页号(件号)位置：文书材料单面书写的在右上角，双面书写的正面在右上角背面在左上角。卷内目录与备考表不编号。文件编号即发文号照抄，无则不写。科技材料页号（件号）在下。
5.4.7：卷内文件目录：
5.4.7.1文书材料类：由顺序号、发文号、文件名称、文件编号、页码日期组成。
5.4.7.2其它材料类：由顺序号、文件名称、文件编号、页码、日期组成。
5.4.7.3会计文件不编卷内目录，只编案卷目录。
6.0相关文件:
6.3《卷内文件目录》
6.4《档案资料借阅、查阅登记表》
6.5《档案资料移交登记表》
6.6《档案案卷目录》