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上海精尼斯展示制作有限公司
上海点派企业形象策划有限公司
文件控制程序
版本/版次：A/0
总页 数：共 5 页
文件编号 ：DP-EP-001
生效日期 ：2013.8.18
分发号：
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修 订 记 录
制定/修订日期 修 订 内 容 摘 要 页次 版本/版次 总页数
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1.0 目的
为确保品保、环境管理体系所要求的文件与资料受到有效控制，以使其适用、有效而不致被
误用，特制定本程序
2.0 范围
公司内与品保、环境体系有关的文件与资料，包括：品保、环境管理体系文件、技术文件和
资料，以及外来文件（各类标准、软件、产品样本等）均适用本程序
3.0 职责
3.1 品保、环境体系文件、归档文件由行政人事部负责管理
3.2 各部门制定的文件，由各部门自行管理。同时，各部门和基层单位应作好公司及部门下
发的相关文件的管理工作
4.0 参考文件（无）
5.0 定义(无)
6.0程序内容
6.1文件编号
6.1.1规则：一级手册 DP-QEOM-2009
品保、环境管理手册
公司名称
二级程序文件 DP-EP-XXX
文件流水号
品保、环境管理程序文件
三级管理制度、工作标准、技术标准标文件
DP-QEOW-XXX
文件流水号
品保、环境管理指导文件
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四级表格DP-QEOR--XXX
表单编号
一体化记录表单
6.1.2外来文件的编号直接沿用文件上的编号，若无编号则依以下方式：
WLWJ - XXX
序列号
外来文件
6.1.3文件的编写使用小四号宋体，内容的排列应整齐，标题顶格，每大标题段落之间应
有空行
6.1.4文件或记录表单中所用的日期格式统一为：****（年）.**（月）.**（日）
（例如：2007.04.16）
6.2文件与资料发布前，应由各部门负责人审查其适用性，并经由总经理批准
6.3对文件进行评审，参加评审的范围取决于文件与资料的重要性、复杂性，凡跨部门的文
件与资料均由行政人事部在所涉及范围内进行评审。必要时，应根据评审意见对文件与
资料加以修改。对修改后的文件与资料，应重新批准
6.3为了有效地控制文件版本的统一性，应：
6.3.1行政人事部应建立各类文件与资料有效版本控制清单，将各类文件与资料目录存于
电脑中，并按“文件更改通知单”及时填入最新的修订内容，以便识别文件的与资
料现行修订状态
6.3.2行政人事部应所有该得到文件与资料的部门或单位，都能得到最新修订的有效版本
并对发放的文件与资料签收。发放范围尽可能缩小，只发给需要知道的人。对外来
内文件与资料更应注意发放范围的控制。发放时要填写“文件发放和回收记录”以
便记录文件发放情况
6.3.3 失效或作废的文件及时清除，确保不致发生误用。对任何需保留的失效或作废的文
件（包括已存档的文件），应作出明确的“参考”标识，以免误用
6.4文件更改
文件应根据实际情况适时加以更改，以保持文件的有效性和文件管理的严肃性。对文件
更改的审批，一般应由原审批人进行。若因机构变化或人员调动原审批人不适于审批时，
可以由相应职务的人员进行审批，但应获得必要的审批背景材料。如发生重大修改，则
应进行文件评审，评估这种修改对全局的影响
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6.5文件标识
6.5.1 凡非受控文件一律加“非受控”标识，无标识者即为受控文件
6.5.2 临时文件应加“临时”标识，以便及时处理
6.5.3 原外来文件应表明“外来”字样
6.6对文件的要求
6.6.1 对多次修改不够清晰的文件应换版。文件持有人应爱护文件，保持清晰。文件已模
糊不清，应按规定及时调换
6.6.2 文件标号应保持保证唯一性，并标注在显见位置
以上文件与资料分别存于文件管理的责任部门，保存期除另有规定者外，一般为3年
7.0 流程图：（略）
8.0 记录
8.1《文件清单》
8.2《外来文件清单》
8.3《文件更改申请单》
8.4《文件发放记录》
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记录控制程序
版本/版次：A/0
总页 数：共 4 页
文件编号 ：DP-EP-002
生效日期 ：2013.8.18
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修 订 记 录
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