状态 编号
HJ
上海恒基建设工程项目管理有限公司
程序文件汇编Ⅳ版
符 合 ISO9001: 2008
2012年12月
发 布 令
为了更加严谨科学的规范的管理好企业，已对公司的《质量手册Ⅲ版》及《程序文件汇编Ⅲ版》进行了修改，现改为《质量手册Ⅳ版》、《程序文件汇编Ⅳ版》，特此发布实施。望各部门及监理项目部按此版质量管理文件的要求做好各项工作
总经理：
二0一二年十二月
上海恒基建设工程项目管理有限公司
程序文件目录
版本/修订
Ⅳ/0
文件编号
HJQA
页次
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序号
文件号
程序文件名称HJQCH-4.2.3
《文件控制程序》HJQCH-4.2.4
《记录控制程序》HJQCH-5.4.1
《管理策划控制程序》HJQCH-5.6
《管理评审程序》HJQCH-6.2
《人力资源控制程序》HJQCH-6.2.3
《设备监理人员专业能力的评定程序》HJQCH-6.3／6.4（一）、（二）
《服务设施和工作环境控制程序》、《安全保障的控制程序》HJQCH-7.1
《服务实现策划控制程序》HJQCH-7.2
《与顾客有关的过程控制程序》HJQCH-7.2.3
《处理争议、投诉和申诉的控制程序》HJQCH-7.3
《设备监理服务工作的设计和开发控制程序》HJQCH-7.4
《采购（分包方）控制程序》HJQCH-7.5
《施工监理服务控制程序》HJQCH-7.5.4
《保密的控制程序》HJQCH-7.6
《监视和测量设备的控制程序》HJQCH-8.2.1
《顾客满意度评估程序》HJQCH-8.2.2
《内部审核程序》HJQCH-8.2.3／8.2.4
《过程和施工监理服务的监视和测量控制程序》HJQCH-8.2.3.2
《设备监理服务工作成果评价程序》HJQCH-8.3
《不合格服务的控制程序》
21
HJQCH-8.4
《数据分析控制程序》
22
HJQCH-8.5
《纠正和预防措施控制程序》
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文件控制程序
版本/修订
Ⅳ/0
文件编号
HJQCH-4.2.3
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1.目的
对本公司质量管理体系所要求的各类文件予以控制，确保文件始终处于受控状态
2.范围
本程序适用于本公司质量管理体系所要求的各类文件，包括：管理性文件、作业性文件和外来文件及复印件等的控制工作
3.职责
3.1总经理负责质量手册、程序文件和管理性文件的批准颁布
3.2管理者代表负责程序文件的审核
3.3综合管理部负责管理性文件和作业性文件的组织编制、发放，有效性的控制和文件收回、归档、保存的归口管理
3.4各职能部门负责主管范围内文件的编制和审核
3.5总工程师负责技术文件的批准、发布
3.6监理项目部由各专业监理工程师负责本专业的文件编制
3.7项目总监理工程师负责本项目的有关文件的编制、审核
4.工作程序
4.1文件和资料的分类
4.1.1公司的文件和资料
a 质量手册、程序文件、其他质量管理性文件
b 相关的国家法律、法规、标准、规范
c 各项技术性文件
4.1.2监理项目部
a 技术标书由计划合约部组织人员编写，监理规划由总监负责编制，总工审批
b 施工技术文件、图纸
c 有关的国家法律、法规、标准、规范
4.2文件和资料的编写、批准和发布
4.2.1质量手册由总师室负责组织编制，总经理审定批准。程序文件在管理者代表指导下，综合管理部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准，明确发布日期和实施日期
4.2.2技术文件由工程部组织编写，部门负责人审核，总工程师批准，明确发布和实施时间
4.2.3公司的其它质量文件由各职能部门负责编制，部门负责人审核，总经理批准发布，明确发布时间
4.2.4外来文件，如国家标准、法律法规，由总师室编制目录，报总工程师审批后采用执行
4.2.5项目监理中的文件
a 监理大纲
b 监理规划（含安全）由项目总监理工程师组织编制，工程部经理审阅后报公司总工程师审定，并报公司备案
c 监理实施细则由各专业监理工程师编制，总监理工程师审核签字，并报公司备案。监理规划及细则等审批用监理文件审定表（HJQJ-4.2.3-4-04）
d监理项目中的其他技术文件，包括业主和施工单位提供的施工技术文件、图纸等由各专业监理工程师审核后实施
4.2.6综合管理部做好公司文件的登记工作，总师室编制《有效文件一览表》（HJQJ-4.2.3-1-01）。每个项目由总监理工程师负责编制资料清单
4.3文件和资料的发放
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文件控制程序
版本/修订
Ⅳ/0
文件编号
HJQCH-4.2.3
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4.3.1文件资料分为受控文本和非受控文本两种
受控文本加盖“受控”印章并注明分发号；非受控文本盖“非受控”章，并进行编号
4.3.2综合管理部负责文件的发放，做好《文件发放签收单》（HJQJ-4.2.3-2-02）记录
4.3.3文件和资料的持有者应妥善保管，不得转借、外传及私自复印。因损坏不能使用或丢失和工作需要补发文件的，按4.3.2条规定执行；因工作调动，领用文件人不再使用的文件应交回原发放部门，办理注销手续
4.3.4监理项目部收到公司发放的各类文件，均应按照质量记录有关要求进行登记
4.4文件和资料的更改
4.4.1文件和资料的更改由提出部门填写《文件更改／废除申请表》（HJQJ-4.2.3-3-03），按照文件审批程序进行，一般文件修改由原制订部门（人）进行，若指定其他部门（人）修订，该部门（人）应获得原制订所依据的有关背景资料
4.4.2更改后的文件和资料的审批也应由原审批人审批，若指定其他人审批，该审批人应获得原审批所依据的有关背景资料
4.4.3更改后的文件和资料的发放、保管和记录按4.3.2条规定进行，同时将《文件更改／废除申请表》（HJQJ-4.2.3-3-03）的复印件发至原文件持有部门
4.3.4修改后的文件明确现行修改状态标识
4.5失效和作废文件的处置
4.5.1综合管理部及时回收失效和作废文件，并做好失效和作废标识
4.5.2失效和作废文件一般予以销毁，销毁前应填写《文件更改／废除申请表》（HJQJ-4.2.3-3-03），经文件原审批部门批准后方可销毁。留档做资料的失效和作废文件，应做出明确标识，综合管理部负责隔离存放
4.6文件的管理
4.6.1所有文件按规定编制审批后，应交综合管理部统一编号、发放。文件的编号方法详见《文件、记录归档和借阅办法》中的文件的编号规则
4.6.2综合管理部负责所有文件的归档和保管。监理项目部在现场竣工验收后一个月之内，由项目总监办理资料归档，工程部审核后，交综合管理部归档保管
4.6.3需要临时借阅文件时，按照《文件、质量记录归档和借阅办法》执行
4.6.4公司下发的文件，应在文件传阅单（HJQJ-4.2.3-5-05）上签办意见，下发到监理项目部的文件在各监理人员阅读后，应在监理项目部《文件传阅单》上签认（HJQJ-4.2.3-6-06)
5.相关文件
5.1 HJQM-02-01《文件、质量记录归档和借阅办法》
5.2 HJQM-02-02《监理项目部四单一表填写说明》
5.3 《文件传阅办法》
6.记录
6.1 HJQJ-4.2.3-1-01《有效文件一览表》
6.2 HJQJ-4.2.3-2-02《文件发放签收单》
6.3 HJQJ-4.2.3-3-03《文件更改／废除申请表》
6.4 HJQJ-4.2.3-4-04 监理文件审定表
6.5 HJQJ-4.2.3-5-05《文件传阅单》
6.6 HJQJ-4.2.3-6-06《监理项目部文件传阅单》
6.7 规范书籍领用申请单
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文件控制程序
版本/修订
Ⅳ/0
文件编号
HJQCH-4.2.3
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7.工作流程图
7.1 文件控制流程图
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记录控制程序
版本/修订
Ⅳ/0
文件编号
HJQCH-4.2.4
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1.目的
对本公司质量管理体系所要求的记录予以控制，以确保其满足证实的需要，达到追溯的要求，并为验证、纠正和预防措施提供客观证据
2.范围
本公司质量管理体系运行及监理项目中所需要的相关记录
3.职责
3.1综合管理部负责记录表式的统一编号，归档后的保管、查阅和处理
3.2各职能部门负责本部门职责范围内的记录设置、填写、收集、保管、保存及归档
3.3监理项目部负责本监理项目的记录设置、填写、收集整理、保管及归档
4.工作程序
4.1记录的构成
记录分为两类：一类是综合性记录，是公司在质量管理中的有关记录；另一类是监理项目中必须的，包括法律、法规、规范规定的各项记录
4.2记录的设置
4.2.1表式要求目的明确，项目必须清楚，格式规范，填写简便
4.2.2由各职能部门负责表式的设计，经部门负责人审定，报综合管理部编号、备案登记，如果变更或废止参照文件控制的要求执行
4.3记录的标识
4.3.1综合管理部制定记录的具体编号方法
4.3.2若记录名称或日期已具备有唯一可追溯时，可不规定标识
4.3.3记录应按照日期或项目装订成册，在封面上做好标识
4.4记录的填写
4.4.1填写必须及时、正确、真实、字迹清楚
4.4.2a.每份记录都应有填写日期、姓名
b.不得随意更改记录，对记录的更正，需要更正人签字
c.记录如需要有审核部门审核的，应有审核者签字
4.4.3a)记录必须按表要求的内容填写，记录完整
b)监理项目部的资料必须按照监理资料要求的内容，分类登记目录在《记录一览表》(HJQJ- 4.2.4-1.07)上
4.5记录的保存、归档、借阅
4.5.1公司综合性质量记录由各职能部门负责分类，进行编目、整理，装订成册后交综合管理部归档，保存5年
4.5.2监理项目的记录归档资料按照《文件控制程序》4.6.2执行，保存年限按照有关规定执行
4.5.3a)正在进行项目的监理记录的查阅，必须经过项目总监理工程师同意；
b)归档的监理项目资料的查阅，必须经过工程部批准，并由总师室登记备案
4.5.4a)记录一般不准外借，必要时可摘录，必须复印时，必须经过总师室同意并登记备案
b)查阅记录时，应注意爱护，防止记录被污损
5.相关文件
5.1《文件控制程序》（HJQCH-4.2.3）
5.2《文件、记录的归档和借阅办法》（HJQM-02-01）
上海恒基建设工程项目管理有限公司
记录控制程序
版本/修