职业化训练教程—会议管理培训 杭州信华精机有限公司 杭州信华精机有限公司 欢迎参加会议管理培训 会议的概念 会议是集思广益的重要场合和机会，面对面的交流，能在人们心中产生影响，能在共同目标、行动指南等多方面加深了解、明确方向。各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心环节。 正确认识会议 会议指3个或3个以上的人为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。会议是一种管理工具，是人类社会特有的一种聚众议事过程。 对待会议的两种极端态度 1）热衷会议，强调会议的重要性，认为会议必不可少，并会举出很多冠冕堂皇的理由来维护自己的观点； 2）厌恶会议，把会议当着浪费时间和精力的活动，并能举出很多理由来支持自己的见解。 会议的五项功能 * 提供信息； * 汇集信息； * 解决问题； * 宣传政策； * 培育训练； 什么样的会议富于成效 * 目标能被实现－开会前审视会议所设目标有无实现价值； * 目标能在最短时间内实现－越能在短时间内实现目标越好； * 与会者对会议感到满意－提供机会让他们吐露心声并参与讨论； 不正当的会议理由 * 为满足无聊的愿望而开会； *为符合惯例或传统习惯而开会； * 为攀比而开会； * 为表功而开会； * 为推却责任而开会； * 为逃避可别接触可能导致难堪局面而开会； 导致会议失效的因素－会议前 *欠缺目标或目标不明确； *欠缺合适的议程； *与会者不当（参会者太多或太少） *开会通知时间不当，开会时间不当； *与会者无准备而来； *与会者迟到，不能即使开始； *会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦； 导致会议失效的因素－会议中 *与会者发言离题； *让没有必要参加的人员呆在会场； *犹豫不绝，少数人垄断会议； *资料不充足，却贸然决策； *与会者交头接耳，不表明真正感受或意见； *与会者之间争论； *会议超出预定时间； *会议组织者未能总结会议成果； 导致会议失效的因素－会议后 *欠缺会议记录； *不能对决议事项进行跟踪； *不能对会议成败得失进行检讨； *不能及时解散已实现任务的临时性工作小组； *与会者对会议感到不满； 会议的重要性 没有会议，任何企业都难以运作，而无效率的会议，往往大量浪费企业的成本，无法得到开会所预期的结果。会议会议，会而不议，议而不决，决而不行，行而无效； 会议目标的设定 *会议目标必须书面列明； *会议目标必须切合实际； *会议目标必须具体可以衡量； *会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”； 会议人员的选择 *对实现会议目标有潜在贡献的人； *能够因参与会议而得到好处的人； *与会者人数不宜太多，最佳为5～7人； 会议议程的拟定 *按照议案的轻重缓急编排处理的先后顺序； *每个议案应预估所需的时间并明白的标示出来； 会议主持者应注意的事项 *注意会议议题的先后顺序； *避免琐事占据会议的时间，必须抓住全局性和影响长远的议题； *会议必须准时开始，对迟到者进行考勤、处理； *对会议实施有力的引导； *处理好议题，应付好与会者； 会议的八戒 *每会必须有一个明确的目标，不开无目标的会议； *每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议； *会前必须做充分准备，不开无准备的会议； *只召开非开不可的会，不开可开可不开的会； *会议参加者必须与会直接有关，不要无关的人参加会议； *必须围绕会议议题中心发言，不要做离题的讨论； *表明观点应简洁明了，不允许重复别人已讲过的论点； *会而有议，议而有决，不开议而不决的会议； 会议主持的技巧 *反向讨论法－发扬与会人员逆向思维对特定对象近一步完善讨论； *自由交流法－各抒己见，自由发言，适合学术性会议； *头脑风暴法－不受任何条框的限制，自由奔放的思考问题； *典型引路法－抛砖引玉； *无主持人开会法－按自愿原则对实际性问题发表或交换意见；