大连海王星辰医药有限公司
配送中心单证管理制度
文件编号
PS—2012--0004
总 版 本
A
制定日期
2012年1月1日
生效日期
2012年1月1日
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会签
审查
制订
文件修订记录
NO
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修订日期
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修订内容摘要
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目的：为了加强配送中心验收组单证管理，特制定如下培训计划。

要求：
2.1《入库单》：
2.1.1装订：
2.1.1.1将月的入库单整理装订成册，每月装订一册。

2.1.1.2每册以每天入库单单证号码由大到小顺序排列，并审核确保单证签字完整；
2.1.1.3 每册须在每天单证前面装订当天单证统计目录。

2.1.2标识：
2.1.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、单证起止日期、单证起止号码、编号；
2.1.2.2装箱保存的单证，须在箱上贴上标识：记录名称、单证起止月份、数量。

2.1.3 保存地点：
2.1.3.1 由专人保管，在验收组文档柜，只保存近半年度的单证，上半年度的单证整理装箱保存。

2.1.3.2 当天的单证存放于《入库单》临时文件夹。

2.1.4归档时限：
2.1.4.1第二天上午整理完成前一天的单证存于临时文件夹；
2.1.4.2每周一装订成册；每年6月30日、12月31日将半年的单证整理封箱存档。

2.1.5保存期限
2.1.5.15年，逾期定期销毁。（或商品有效期后一年）
2.1.6销毁
2.1.6.1填《质量记录销毁申请表》及销毁清单，部门经理审核批准；
2.1.6.2质量部审核批准后监督执行。

2.2《不合格商品拒收报告单》
2.2.1装订
2.2.2.1按季度整理装订成册，每月一册；
2.2.2.2每册以拒收单单证号码由大到小顺序排列，并审核确保单证签字完整；
2.2.2标识
2.2.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、单证起止日期、单证起止号码、编号；
2.2.3保存地点
2.2.3.1由专人保管，在验收组文档柜，只保存本年度的单证。

2.2.4归档时限
2.2.4.1当天完成。

2.2.5保存期限
2.2.5.11年，逾期定期消毁
2.2.6销毁
2.2.6.1填《质量记录销毁申请表》及销毁清单，部门经理审核批准
2.3《退库单》
2.3.1装订
2.3.1.1按月份整理，每月装订成册，一月一册。

2.3.1.2每册以退库单证号由大到小顺序排列
2.3.2标识
2.3.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、单证起止日期、单证起止号码、编号；
2.3.2.2装箱保存的单证，须在箱上标识记录名称、单证起止月份、数量。

2.3.3保管地点
2.3.3.1专人保管，验收组文档柜，只保存近半年度的单证，上半年度的单证整理装箱保存；
2.3.3.2 当天的单证存放于《退库单》临时文件夹。

2.3.4保存期限
2.3.4.15年，逾期定期销毁；
2.3.5销毁同上
2.3.6归档时限
2.3.6.1理货员返回单的当天（一般为交货的第二天）整理存档。

2.4《商品下仓处理单》
2.4.1装订：
2.4.1.1按处理方式（转正品、转赠品、退厂等）月份分别整理装订成册，每月一册；
2.4.1.2每册以下仓处理单号由大到小顺序排列；
2.4.2标识
2.4.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；
2.4.3保管地点
2.4.3.1专人保管，在验收组文档柜，只保存全年度的单证，上年度的单证整理装箱保存；
2.4.4保存期限
2.4.4.1 5年，逾期定期销毁
2.4.5销毁
2.4.5.1填《质量记录销毁申请表》，部门经理审核批准；
2.4.5.2质量部审核批准监督执行。

2.4.6归档时限
2.4.6.1返回单的当天完成。

2.5《商品质量问题报告单》
2.5.1装订
2.5.1.1 按月份整理装订成册，每月一册；
2.5.1.2 每册以日期大小顺序排列；
2.5.2标识
2.5.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；
2.5.3保存期限
2.5.3.1 5年，逾期定期销毁；
2.5.4销毁
2.5.4.1填《质量记录销毁申请表》，部门经理审核批准；
2.5.4.2质量部审核批准监督执行。

2.5.5归档时限
2.5.5.1当天完成。

2.6《下仓商品申请单》、《下仓单》
2.6.1装订
2.6.1.1按月份整理装订成册，每季度一册；
2.6.1.2 每册按《下仓商品申请单》、《下仓单》排列并以下仓单证号由大到小顺序装订；
2.6.2标识
2.6.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；
2.6.3保存期限
2.6.3 5年，逾期定期销毁；
2.6.4销毁
2.6.4.1填《质量记录销毁申请表》，部门经理审核批准；
2.6.4.2质量部审核批准监督执行。

2.6.5归档时限
2.6.5.1当天完成
2.7《不合格商品销毁记录》：
2.7.1装订
2.7.1.1 按月份整理装订成册，每年一册；
2.7.1.2每册以《不合格商品销毁记录表》、《下仓商品处理单：（报废）》《不合格商品报损审批表》排并按销毁记录编号大小为序装订；
2.7.2标识
2.7.2.1每册须装订封面，在封面上标识记录名称、月份、编号；
2.7.3保存期限
2.7.3.1 5年，逾期定期销毁；
2.7.4归档时限
2.7.4.1销毁当日完成。

2.7.5销毁
2.7.5.1填《质量记录销毁申请表》，部门经理审核批准；
2.7.5.