==>> 点击下载文档 |
2.范围
本程序规定了文件的控制方法,适用于与服务质量形成有关的所有文件,包括公司内部制定的文件、上级部门、外部合作单位和客户提供的文件管理。
3.术语
本程序采用GB/T19000—2008《质量管理体系基础和术语》中的定义。
4.职责
综合部为文件的归口管理部门,负责公司所有文件的管理(包括外来文件)。
5.工作程序
5.1文件的批准发布
5.1.1公司文件分布:
1)根据文件的性质,及其对企业发展起到规范管理、指导操作等重要性来确定文件类别。
质量手册;
程序文件;
规章制度、管理办法、操作流程;
运输合同、协议;
外来文件。
2)文件的编号:
质量手册:TPY/QM—**,即为质量手册编号—版本号;
程序文件:TPY/QP—**,即为程序文件编号—顺序号;
部门工作流程:TPY/WE—**,即为作业指导书编号—顺序号;
职务手册:TPY/RM
质量记录:TPY/QR—**,即为质量记录编号—顺序号;
公司代号为TPY;
重庆太平洋国际物流有限公司
版次
B/0
页码
第2页共29页
程序文件
文件控制程序
文件代号
TPY/QP—01
版本号为A,B,C……
顺序号为01,02,03……
5.1.2文件的审批和发放
A)公司制定的质量手册发布前须经管理者代表审核,总经理批准;程序文件及相关记录表格经各部门审核,管理者代表批准。
B)文件发放范围,由文件编制部门拟定发放范围,批准人最后确定。文件发放时,需在《发文本》上签字。
C)与质量管理体系运行的文件,必须是有效版本,无效文件和资料由发放部门及时收回,防止误用。
D)对有保留价值的作废文件应明确标识,并进行有效隔离存放。
5.1.3如因需要复制某文件时,申请人应填写《文件复制登记表》,经综合部批准后办理、档案员作好记录。
5.1.4外单位来人查询、借用公司文件需经总经理同意后办理,档案员作好记录。公司内部调阅、查询文件由综合部负责人同意后办理。
5.2文件和资料的更改
5.2.1有下述原因之一,文件应进行更改:
5.2.1.1有差错或含糊不清的地方;
5.2.1.2内、外部审核纠正措施提出的要求;
5.2.1.3公司内部组织机构变动或职责职能重新划分;
5.2.1.4实际工作要求。
5.2.2文件更改程序;
5.2.2.1由负责文件更改人员填写《文件更改申请表》;
5.2.2.2文件更改的审核和批准由原审核批准部门/人员负责。
5.2.2.3如审批同意更改,由综合部将需更改的章节或页面按文件发放范围发放到有关部门。并将更换页面收回销毁。
5.3换版和作废
5.3.1有下述情况之一,质量管理体系文件必须换版。
5.3.1.1引用的标准换版或作废、认证部门提出要求;
5.3.1.2公司质量管理体系结构发生重大变化或组织机构发生较大变化;
5.3.1.3内部审核或外部审核中发现文件有重大错误;
重庆太平洋国际物流有限公司
版次
B/0
页码
第3页共29页
程序文件
文件控制程序
文件代号
TPY/QP—01
5.3.1.4文件多次修改或文件大幅度修改。
5.3.2综合部负责换版工作,并作好换版登记。
5.3.3新版本下发后,旧版本作废并收回。作废文件需保留的。必须在文件封面上加注“作废供参考”字样,以防误用。其余由综合部负责销毁。
5.4外来文件的管理
5.4.1各部门负责收集相关国家、国际标准、相关法律法规的最新版本,交综合部统一管理;由综合部编制《在用有效外来文件清单》并下发相应部门。
5.4.2外来文件和资料直接引用作为采购、生产操作、检验等的依据时,需经管理者代表批准,交综合部。分发时加盖红色“受控”印章并做好签收记录。
6.相关/支持性文件:
无
7.记录表格:
7.1文件更改通知单;
7.2文件复制登记本;
7.3收文薄;
7.4发文本;
7.5文件借阅登记本;
7.6