前台秘书应在上班时间提前15分钟到岗，及时将工作用计算机、电话、考勤机安装好，并将工作台区域卫生清理完毕，做好接待准备工作。

2、岗位形象及语言要求。

前台秘书必须身着正规职业装上班。做到仪态大方，举止得体，不画浓妆。工作中使用普通话，做到语言规范，热情礼貌。

3、接待流程。

客人来公司时，首先问明客人来意，再用电话通知相关人员，征得同意后指引其到办公室或会议室位置，对于会见公司领导或来访的公司大客户来宾，还应将来宾带到相应办公室或会议室。客人坐定后主动为客人送水，然后有礼貌地退出。

每日9:00前接收报刊、杂志、信函，并分别送到相关人员办公桌上。如有公函信件，须做好登记，送总经办总监统一签收、处理。

4、接听电话。

（1）所有外来电话的接听按以下方式：
“您好，恒鑫公司”
“请稍候”
（2）如转接的电话铃响后无人接听，前台应转回总机并向对方说明所要找的人暂时不在办公室，并询问是否需要留言或需要接通其他人；
（3）如转接电话占线，前台应向对方说明分机占线，稍后再拨；
（4）如直拨电话铃响了五声后仍无人接听，应主动转接给秘书并向对方说明要找的人暂时不在办公室，并询问是否需要留言或需要接通其他人；
（5）所有留言应写在标准电话留言登记本上并尽快传送给相应人员；
（6）前台文书应整理好所有人员及其电话号码（包括各项目部人员及公司各专业注册人员电话）的内部电话号码单。电话号码单在每月的前五日内须进行更新并发出。

（二）、总经办秘书
1、岗位形象及语言要求
总经办秘书必须身着正规职业装上班。做到仪态大方，举止得体，不画浓妆。工作中使用普通话，做到语言规范，热情礼貌。

2、工作要求
1）总经办秘书应提前20分钟到达上班地点，对公司领导的办公场所进行卫生清洁，整理文件，对办公桌上的物品进行有序摆放；
2）在领导到达办公室后，应提示领导本日日程，汇报有关工作事宜，并询问领导本日日程，督办重要事项，急事急办；
3）参加办公会议并负责会议记录在案，并整理发放、归档；
4）在领导下班时间向领导征询需办事项，确定是否陪伴领导加班，检查文件、锁具、电脑、电器、电源情况后下班。

二、通讯、邮政和办公设备管理
（一）、电话、传真使用管理
1、公司所有电话由总经办统一管理。上班时间接打私人电话不得超过3分钟，严禁使用公司电话打私人长话；因公电话不得“煲电话”，影响他人使用电话。

2、使用长途电话和传真需在登记本上登记电话号码、联系人员、事由等，经总经办总监批准后，到指定的电话处使用。

3、长途电话和传真，由总经办指定专人管理，管理人员必须认真做好每次电话传真登记。每月结帐，并将各部门使用电话费用公示在公告板上，对无关工作的电话费用做出相应处理。

（二）、邮政管理
外寄各种信函资料由总经办统一处理，严格控制使用特快专递方式寄邮各种文件资料，如需特快专递邮寄文件资料，需经部门经理审核并报总经办批准。

（三）、复印及打印管理
1、复印机由总经办并统一管理，各部门人员需按照复印规定执行复印工作。

2、凡资料上有订书针等金属物质或未干涂改液的，必须处理干净后才得在复印机上复印，否则易造成复印机损坏，影响工作。

3、复印机出现机械故障时不得擅自修理，需报告总经办，由总经办安排修理。

4、外单位来公司复印资料，须经部门总监批准。

5、打印机由总经办负责维护，各部门不得私自拆卸打印机。

三、公司及项目印章管理
印章是公司合法的象征物，为确保它的权威性、信誉性、证明性，规范管理，提高办公效率，特制订本制度。

（一）、印章使用范围
1、用印应按制度办理，事先必须经过登记，然后由分管负责人签字同意后，方可用印。凡没有批准手续的，一律不能用印；
2、用印需要由印章管理员亲自登记存底由分管领导签字确认后，由专人负责盖印，且不能随意委托他人代为盖印。不准给空白信件盖印，如有特殊情况需写出书面申请并经总经理批准，总经办编号、备案；
3、使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章，一处盖在连接线上，一处盖在机关落款处，凡在落款处加盖的印章都要齐年盖月；
4、所有业务合同均需见具有相关领导签字的审批表，方可加盖“合同专用章”；
5、对外投资、借款、重要协议、合同、证明需经总经理签准后，总经办方可办理；
6、一般性行政事务，不涉及重要问题的事项需使用印章时，经主管领导批准后即可办理。

（二）、印章的保管
1、印章应由专人妥善保管，平时随用随锁，对不按规定，不符合手续的用印有权提出异议。提高警惕，严防私用、盗用公章；
2、总经办对收回的项目作废印章进行销毁时要登记造册。对于重要的具有保存价值印章要分期妥善保存，对于临时性的，保存价值不高的集中起来定期销毁。对于废章印模要保存起来，备日后查考。

（三）、领导签批用印范围
1、总经理签字审批范围：
1）、高管会决议、公司章程；
2）、公司公文；
3）、公司管理规章、绩效考核制度；
4）、公章印章财务专用章的刻制；
5）、预亏或亏损项目合同及合同变更；
6）、所有工商、税务、财务资料；
7）、社保办理资料‘
2、分管领导签字审批范围：
1）、内部发文，项目经理/项目总监任命书；
2）、投标资料；
3）、招标公告、公示、评标报告；
4）、证件外借；
5）、资质年检资料；
6）、合同金额100万元以上的经营合同；