人力资源管理实用工具——职务分析与岗位设置——岗位说明书
人力资源管理实用工具
销售团队管理
（工具）
模块二：职务分析与岗位设置
岗位说明书：
行政专员/办公室秘书
行政管理部门
岗位说明书
POSITION DESCRIPTION岗位说明书
行政专员/办公室秘书
使用说明：此为岗位说明书标准模板，设置项目及内容相对完整，仅供参考，由于每个企业的实际情况不一样，需要根据自身需求进行选择性使用或者进行适当调整；其中的业绩衡量标准，这里不再详细列出，企业应结合实际的绩效考核要求进行相关描述，或者在说明书中取消而在绩效考核环节中突出。
基本信息：
职务名称
行政专员/
办公室秘书
工作性质
直属上级
行政经理
职位代码
工作地点
所辖人员
定员人数所在部门
行政管理部
审 核 人
职 系
直属部门
批 准 人
总经理
职等职级
工资等级
填写日期
工作概述：
落实公司日常办公的行政服务工作，管理公司的后勤服务工作，提供行政服务支持以及后勤保障。
工作职责：
时间分配
主要职责
职责描述
业绩衡量标准
10 %
参与拟定公司行政工作规划及行政管理制度
参与拟定公司行政工作规划
略
参与拟订公司行政管理制度，并监督执行，确保行政管理工作顺利进行、服务到位
安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障
50 %
日常办公方面的行政服务
接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话
略
收发与回复日常邮件
撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告
会谈、会务安排
将信件及其他记录归档
备份信件及其他文档
安排商务旅行，做好预订工作
接待访客
采购、分发和控制办公用品
必要时分发钱款，进行简单的账务管理
翻译工作（根据需要）
35 %
后勤服务管理
负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理
略
负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作
进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水、用电情况
办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用
对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化
5 %
上级临时下达的任务
完成上级交办的其他工作任务
略
工作权限：（企业应根据实际情况填写）
权限项目
权限内容
决策权
审核权
监督权
建议权
对行政工作规划、行政管理制度的建议权
用人权
考核权
其它
工作关系：
内部协调关系
直接上级：行政经理
同事（同级）：部门内其他主管
直接下属：前台、秘书……（后勤、信息、保卫等）
间接下属：部门人员
外部协调关系
政府部门、媒体、合作伙伴等
工作关系图：
行政经理
内部
行政专员/
秘书
政府部门、媒体、合作伙伴等
部门内其他同事；各部门
外部
注：该图是本职位直接组织关系（包括纵向的汇报和管理关系，横向的协调合作关系）的示意图，间接的汇报和管理关系不做进一步的标注，如需要明确本职位上一级或下一级的汇报和管理关系，请参见直接上级主管或下属的职位组织关系图。
可直接晋升职位
可晋升至此职位
可转换轮岗职位
任职资格：
教育背景
□ 秘书、中文、新闻、公关、行政管理等相关专业大专以上学历。
培训经历
□ 接受过文书写作、档案管理、会务组织、财务知识、服务礼仪等方面的培训。
经验
□ 1年以上行政工作经验。
知识及技能
□ 熟悉日常办公行政服务要求以及后勤服务管理流程；
□ 具备较高的职业服务礼仪水平；
□ 具备扎实的文字功底；
□ 具有良好的沟通与协调能力；
□ 具有一定的计划与执行能力；
□ 对公司内外部都具有较强的服务意识；
□ 良好的口头及书面表达能力；
□ 具备较好的英文听、说、读、写能力；
□ 熟练使用办公软件。
态度和品质
□ 正直、坦诚、乐观、自信，亲和力强；
□ 细致、严谨、踏实、勤恳，思维活跃；
□ 好学上进、工作热情，责任心、事业心强；
□ 良好的团队合作精神、敬业精神和职业道德操守。
其它任职要求（根据需要）
□ 兴趣爱好：
□ 个性特征：
□ 性别：
□ 年龄：
□ 体能需求：
工作条件：
工作场所
办公室
环境状况
舒适
工作时间
正常
工作均衡性
不忙
危险性
基本无危险
职业病
无职业病危险。
工具设备
计算机（台式机）、一般办公设备（电话、传真机、复印机、打印机、Internet网络）、通讯设备等
备注：
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