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北京某软件股份公司职位说明书-中基层(doc 118).rar

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更新时间:2016/3/13(发布于北京)

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文本描述
北京x软件股份公司

中基层职位说明书

行政部:文秘主管职位说明书
职位名称:文秘主管
所属部门:行政部
直接上级:行政部经理
直接下级:总经理秘书、行政秘书
平行关系:后勤主管、公关主管
职位数量:1
职位目的:承担公司文件档案管理、会议管理和需本职位协助的相关事务
一、工作职责:
1、组织管理
参与组织编写相关的制度体系文件;
负责建议公司整体文秘工作的组织调整,保证组织效率,但需要报行政经理审批;
2、流程管理
参与流程体系文件编写及文本规范化工作,及时反馈执行简报提交总经理;
参与制定文秘管理相关流程和制度;
3、业务管理
文件起草工作:
协助行政部经理编写公司管理制度体系,或协助组织编写或修订相关公司管理制度文件
协助行政部经理起草有关的制度、报审以及监督执行
协助撰写董事长及总经理的会议报告文件及其它要求的文件
公司级重要文档的管理与保密工作:
具体负责的收发、登记、呈批、传递、借阅工作
组织落实公司级重要文档资料的借阅与回收、销毁工作
具体负责公司重要文件、资料和公司级会议记录管理
对公司机密文件、资料等要严格保密
公司公文、档案、图书管理:
具体负责公司公文的收发、登记、呈批、传递、借阅工作
具体负责公司及本部门文件、文稿的登记、编号、印刷、校对、装订发放工作
具体负责公司有关文件、资料的回收、保管、存档及清退、销毁工作
具体负责公司图书的登记、借阅、保管、回收工作
检查、督促分公司及研究院的文书档案管理工作
协助公司党支部有关党组织关系档案资料的保管工作
会议管理工作:
协助做好公司对外会议的管理及接待工作,具体负责会议组织、会议流程安排、会场落实、会议文件发放、签到及会议纪录等
协助做好公司内部会议的管理工作,具体负责会议通知、会场落实、会议文件发放、会议记录等
协助组织年度预算协调会议,发布由董事长审定的预算大纲,组织各部门进行预算,汇总编制非财务性目标
接待管理:
具体负责前台接待、电话转接等工作
负责重要电话内容的登记、转办工作
协助做好公司相关信息的收集、反馈、处理工作
内业管理
具体负责本部门及有关领导办公用品的申报、领取、发送工作
具体负责本部门办公器材、贵重备品管理工作
具体负责本部门各类文件的传递、传阅与管理
具体负责本部门其他有关的事务性工作
协助董事长及总经理处理事务性工作
完成直接上级交办的其他工作
4、人力资源管理
审定文秘人员的岗位职责,制定直接下属的职位等级;制定管辖范围内的人力资源需求、培训需求;
向行政经理建议管辖范围内的人员调整、考评、奖惩;
二、工作权限
1、人事权限
对直接下级的绩效考评,提出绩效奖金的建议,并提交行政部经理审核;
管辖领域内人员的调配权。

三、任职资格
1、教育背景
大专以上学历或相关学历/技能
2、工作经验
行政或文秘方面两年以上的工作经验
3、必要的技能
出色的沟通能力
文秘管理方面专业技能
通畅的文字表达水平,较强的语言文字水平
4、素质要求
高尚的道德品质及良好的职业道德
出色的沟通能力,协调管理团队团结奋斗
出色的管理人员培训能力,使下属不断成长乐业、敬业精神
5、个性要求
认真、细致、热情、大方,容易沟通,原则性与灵活性的统一
四、现任人选
1、现任人选:杨重文
2、直接上级:付祎杰
3、直接下级:王丽雪
4、直接主管业务:秘书
5、工作职责:详见文秘主管岗位说明书
6、人事权限:详见文秘主管职位说明书