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顺德区赛恩特公司文件和资料控制程序DOC

资料大小:16KB(压缩后)
文档格式:DOC
资料语言:中文版/英文版/日文版
解压密码:m448
更新时间:2017/2/4(发布于广东)

类型:积分资料
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文本描述
主责部门
品质科
受控状态
□受控□非受控
发放编号
程序文件
标题:文件和资料控制程序
编制人/日期:姚帮海2007-03-01
审核人/日期:王晓明2007-03-05
批准人/日期:杨义贵2007-03-10
1.目的
对服务于本公司生产经营活动、具有保存和利用价值的文件和资料的编制、审批、移交、分类、存档、借阅、复制、管理、发放等工作加以规定,以利于文件的保密、规范,防止丢失和损坏

2.适用范围
适用于本公司文件和资料的控制

3.职责
品质科负责组织文件编写小组对质量/环境手册和程序文件的编制,管理者代表负责审核,总经理批准

各相关部门负责三级文件的编制,部门主管负责审批

品质科负责本公司相关质量/环境体系文件的管理、技术科负责图纸的管理

4.程序描述
4.1.文件和资料的编制
4.1.1.企业的文件资料是指在生产经营过程中形成的产品图样、标准、作业指导书、电脑软体系文件、合同、协议书、人事和外来文件(国家标准、法律法规、客户技术要求)等

4.1.2管理体系文件的分类及编号
a.本公司管理体系文件分成四大类:
一级文件为:质量/环境手册
二级文件为:程序文件
三级文件为:产品标准、工艺规程、作业指导书、检验规范、管理制度等管理文件
四级文件为:记录
b.文件的编号
一级文件编号方法如下:
SET-QM-××
文件的顺序号
手册”的简写(QEM:质量/环境手册)




修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
二级文件编号方法如下
SET-QP-××
文件的顺序号
程序文件”的简写(QEP:质量/环境)
三级文件编号方法如下
SET-WI–××–××
文件的顺序号
部门代号品质科:ZL、生产技术部:SJ、营业部:YY
办公室:BG)
“三级文件”的简写(workinstruction)
记录的编号如下:
SET-QER××-××
记录顺序号01-99
文件顺序号
表示质量/环境记录
注:对于图纸、三级文件或记录也可以按部品编号作为文件/记录的编号

4.2文件的审批
4.2.1质量/环境手册、程序文件由管理者代表审核,总经理批准

4.2.2技术文件由技术科编制,部门负责人审批

4.2.3其他文件,如厂规、各部门规章、主管职责等,由各部门负责编制,部门主管审批

4.2.4经审批的原文由文控员作原始依据归档,不盖“受控”章,以供备份发放之用

4.3文件和资料的移交
4.3.1正式批准的质量/环境体系文件用电脑磁盘,在品质科保存

4.3.2质量/环境体系文件经审核批准为正式生效的电子文件备份保存

4.3.3在生产经营活动中形成的其它文字材料,由各部门主管负责收集、积累、整理、立卷后,方可移交

4.4.文件资料的归档管理
4.4.1凡生产定型的产品的设计文件、检验标准及其作业指导书都应有独立的编号,同一文件由数页组成,每页都应填写与首页相同的编号

4.4.2.归档的文件资料必须是完整、正确,准确反映生产、经营、管理各项活动的真实内容和历史过程

4.4.3归档的文件资料必须做到字迹工整,图样清晰,能够长期保存

4.4.4受控文件资料接收后,品质科应统一对文件进行归档编号,并登记《受控文件清单》

4.4.5登记和分类的文件资料应分别存放于相应文件橱中。存入软盘的文件和资料也由品质科进行归档登记,为防止文件的丢失,写入软盘的文件尽量要有备份,并进行标识





修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
4.4.6文件和资料的借阅应经品质科的同意

4.5.文件的发放
4.5.1登记后的文件和资料由品质科根据实际的使用需要进行复制,按文件的发放范围进行发放.
4.5.2文件的修改,通过书面申请方可修改。复制后的三级文件应盖“受控文件”部专用”、“生红色印章,盖章后的文件才能发放,存档应存放原稿,印章的样式和规格如下:
受控文件
受控号
4.5.3.品质科对一、二、三级文件编上发放编号,文件领用人在《文件发放(回收)表》上签名领取注有发放编号和加盖“受控文件”红色印章及发放人签名的文件,质量/环境手册、程序文件由质量部在发放编号栏内写上发放顺序号,便于追溯,需在《文件发放(回收)表》的“发放编号”栏注明
4.5.4公司内不得使用盖有“受控文件”章的复印件或未盖有受控状态印章的质量/环境体系文件,一经发现由品质科负责收回销毁

4.6文件的更改
4.6.1文件需要更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请表》说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。文件更改的审核批准应由原审批人进行,当审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。需其他岗位人员审批时,应取得文件审批所需依据的有关背景资料

4.6.2文件更改批准后,由品质科持批准后的《文件更改申请表》进行更改,并应告知文件使用人

4.6.3文件更改的方法
更改可采用换页的方式进行,更换下来的内容由品质科收回统一销毁

4.6.4文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版文件作废,换发新版本

4.6.5作废的文件由品质科按《文件发放(回收)表》收回并记录,由品质科统一销毁

4.7外来文件的管理
4.7.1国家法律法规、客户提供文件等文件,由品质科统一登记盖“受控文件”印章后,发放到使用部门,并做好“受控文件清单”和“文件发放(回收)表”记录





修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
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