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三际电子商务公司采购管理制度DOC

资料大小:31KB(压缩后)
文档格式:DOC
资料语言:中文版/英文版/日文版
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更新时间:2016/12/22(发布于天津)

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文本描述
Date:
To:三际全体员工
Cc:三际总经理
From:运营部
Subject:关于发布《三际采购管理制度》的通知
为进一步规范采购工作及优化流程,特发布《三际采购管理制度》及人工作流程,详细内容见附件。本次发布相关制度及流程适用于山东三际电子商务有限公司。
本制度自2011年10月1日起执行,解释权归三际运营部。原有的相关制度同时作废,其他未及事项另行发文通知。
山东三级电子商务有限公司
三际采购管理制度
目录
第一章采购管理制度 3
第二章采购流程 6
采购流程说明 7
第一章采购管理制度
一、目的
加强采购业务工作管理,做到有章可循,预防采购过程中的各种弊端,降低采购成本,提高采购业务的质量和经济效益。
二、范围
本制度适用于公司手机产品(机头、配件)的采购。
三、职责
1、产品专家:
1.1负责采购物品的质量,降低采购风险;
1.2负责价格的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。
1.3负责与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
2、财务人员:财务部门负责预算控制、价格调查、付款的审核。
3、商务专员:审核采购入库单,检查申请数量和入库数量一致性
4、入库员:验货并入库
四、采购原则
1、执行询议价程序
物品采购,必须有两家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、税票等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、职责分离
采购人员不得参与货物的验收,采购货物税票、质量、数量、交货等问题的解决,产品专家根据要求及有关标准与供应商协商完成。
3、一致性原则
采购人员采购的物品必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致,在市场条件不能满足采购要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供财务部和总经理作参考。
4、廉洁制度
所有采购人员必须做到:
(1)、自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
(2)、加强学习,提高认识,增强法治观念。
(3)廉洁自律,不能向供应商伸手。
(4)、严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
(5)、工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
(6)、努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的市场信息。
五、采购程序
1、供应商的选择
(1)、供应商必须证照齐全,具有相关资质。
(2)、对于经常供货的供应商,产品专家应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同财务、仓库对供应商定期进行评估。
(3)、在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
(4)、为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
2、采购程序
(1)、市场调货:产品专家可先行调货,商务人员看到机器后,录入采购入库单,财务审核后,仓库验货并入库。
(2)、外围采购:对于较大数额物品的申请和价格倒挂物品的申请需要报请总经理审批,最后交产品专家采购。采购询价、综合评估,由产品专家和协调财务共同完成,报总经理审批。产品专家负责采购物品的质量,降低采购风险,同时负责价格的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。财务部门负责预算控制、价格调查、付款的审核。审核完毕,产品专家负责与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
(3)、采购过程中发生变化时,产品专家应提出采购变更申请,由财务和总经理签字确认后交执行。
3、付款程序
(1)、产品专家把仓库开具的入库单附在付款申请单后,提交财务,申请付款。
(2)、销售会计在网店管家上核实是否到货入库,审核与供应商账户的往来情况,确定付款额度;
(3)、财务经理审核库存是否合理、采购价位是否异常,签字确认后调度资金安排付。特殊情况需要总经理审批。
(4)、出纳凭签字手续齐全的付款单支付款项;由产品专家提供准确的供应商付款手续,因提供账户错误造成的损失由产品专家负责;
六、违约处理
(1)、货物出现延期后,产品专家应及时通知财务。
(2)、货物出现质量问题后,由产品专家提出解决方案,报财务部和总经理处理。方案批准后,按投诉做紧急处理,将情况发邮件并书面报给供应商,要求供应商换货或退货。
(3)、采购部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,产品专家负责追索。追索不成,由法院裁决。
七、审计监督
在采购询价、议价、采购结算过程中,财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。产品专家要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对于产品专家在采购过程发生的违反廉洁制度的行为,将按公司有关制度处理。
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