浙江宏坤建设有限公司物资采购管理制度
一、目的
为加强对物资采购工作的管理，做到有章可循，以保证公司生产经营的正常运转，特制定本制度。
二、采购范围
本公司所有的外购物品实行统一归口管理，具体范围包括：
1、机器、设备、工具（含零配件、量具、检验仪器、模具等）；
2、其他办公用具（如文件柜、办公用品等）。
三、采购方式
1、根据物资采购的要求由办公室审核，委托财务部组织落实采购。
2、根据经营生产需要，部份物资采购由财务部委托相应部门落实采购。
四、相关部门的工作职责
1、办公室的工作
（１）收集、汇总各部门所采购的物资，填写《物资采购计划单》。
（２）组织财务部落实采购工作。
（３）物资采购后，会同财务部查验物资，审核入库。
（４）监督物资的领用，在领用人手续完备的前提下，审核出库。
２、财务部门的工作
（1）认真审核物资采购及销售的货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。
（2）对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有关部门纠正，避免给公司造成经济损失。
（3）设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。
（4）凡购进的各种物资，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。
（５）任何人领用物资，单件价计５元以上的一律填写出库单，由办公室审核方可领用。
３、其他部门的工作
其他部门因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报办公室审核。
五、申请采购流程图
六、采购操作规程
1、基本规定
（1）本公司的物资采购业务统一由办公室负责组织落实，其他部门或人员不得自行采购。采购金额在１０００元以下由办公室直接负责采购，１０００元及以上经总经理审批后组织采购，５０００元及以上经董事长审批后组织采购。
（２）财务部根据批准的《物资采购计划单》组织采购，除零星采购外，大型物资或批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
（３）采购物资运到公司时，先由财务部门相关人员核对《物资采购计划单》，经确认无误后开具《入库单》。
（４）大型物资或批量采购在结算付款时均需由物管部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部相关人员复核，主管领导审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。
（５）财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。
（６）出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不齐的付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急，出纳员可以先以电话请示的方式报经总经理同意后办理付款手续，但必须在总经理回到公司后补办审批手续。
（７）采购物资除经总经理批准直接交付使用部门使用及管理外，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。
2、物资采购环节所需单证格式及用途
浙江宏坤建设有限公司请购单
请购部门：HK/CGGL-001
制单日期：年月日NO.
物品名称
规格
用途
单位
数量
需用日期
估计价值
备注
财务部：部门负责人：总经理：经办人：
联别及用途：
第一联：存根联请购部门留存；
第二联：执行联经批准后送财务部。
浙江宏坤建设有限公司物资采购计划单
HK/CGGL-002
编制日期：年月日NO.
编号
品名
规格型号
单位
现有库存数
新增需求数
计划采购量
单价
金额
预计到货日期
结算
方式
总经理审批：财务部主管审核：制单：
联别及用途：
第一联存根联财务部留存，作为核销采购计划、安排资金、清点物资的依据。
第二联执行联经批准后，作为采购的依据。
浙江宏坤建设有限公司入库单
HK/CGGL-003
入库日期：年月日NO.
编号
品名
规格型号
件数
单位
应收数量
实收数量
退货数
净入库数
单价
金额
合计
（大写）：￥：元
采购人：财务复核：制单：
采购部门负责人：财务部门负责人：
联别及用途：
第一联存根联采购部门留存；
第二联执行联报财务部门作为入公司总库依据；
。。。。。。以下略