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尚泰科技公司采购管理制度DOC

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更新时间:2016/10/22(发布于北京)

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文本描述
目录
1.总则 2
2.采购原则 2
3.采购程序 3
4.违约处理 4
5.审计监督 4
1.总则
1.1为规范公司商务采购工作,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司的商务采购活动。
2.采购原则
2.1.严格执行询议价程序
物品采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2.2.采购会审、合同会签制度
物品采购,必须经过有关部门参与,调研汇总各方意见,经高管审核。
2.3.职责分离
采购人员不得参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货等问题的解决,应由商务部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2.4.一致性原则
采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。
2.5.廉洁制度
所有采购人员必须做到:
2.5.1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
2.5.2加强学习,提高认识,增强法治观念。
2.5.3廉洁自律,不能向供应商伸手。
2.5.4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
2.5.5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
2.5.6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。
3.采购程序
3.1供应商的选择
3.1.1供应商必须证照齐全,具有相关资质。
3.1.2对于经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同品质部工程部、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
3.1.3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3.1.4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3.2采购程序
3.2.1固定资产及其他零星物品的申请,由各使用部门报人力资源行政部统一申请。使用OA中固定资产采购申请流程,由各相关部门审批,对于一定数额的固定资产申请需要报请总裁审批,最后交采购部门采购。
3.2.2外销物品的采购,需需求人员使用OA中的项目采购申请流程,由各相关部门审批,最后交采购部门采购。项目采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。
3.2.3采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调技术中心、财务及使用部门共同完成,报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,法律部门负责合同风险条款的审查。商务部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3.2.4采购过程中发生变化时,工程部/需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交商务部执行。
3.2.5技术中心、人力资源行政部负责接收报告的出具。
3.3付款程序
3.3.1采购部根据付款计划提出申请,走付款申请流程,采购主管和总裁签字,后附付款明细单,交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。
3.3.2发票:付款时必须索要发票,核对发票内容是否和合同一致,并填写发票明细单,将蓝绿两联分别放在一起,蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。
4.违约处理
4.1货物出现延期后,采购部出具联络函给供应商。
4.2货物出现质量问题后,由使用部门或技术中心,提出意见,报部门经理,交采购部品质部计划处理。采购部接到意见后,将情况上报主管副总裁,并按投诉做紧急处理,将情况发邮件并书面报给供应商,要求供应商换货或退货。
4.3采购部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,商务部负责追索。追索不成,由法院裁决。
5.审计监督
5.1采购全过程进行财务监督和审计。
5.2在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,除有业务部门、销售及相关领导参与外,财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为,将按公司有关制度处理。