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劳人力资源开发服务公司采购管理制度DOC

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更新时间:2016/10/22(发布于陕西)

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采购管理制度
1.总则
1.1为规范公司商务采购工作,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司的商务采购/招标活动(含办公用品、工程、设备设施维修/维护等项目)。
2.采购/招标原则
2.1严格执行询议价程序
2.1.1采购/招标活动,必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书(含项目完成时间、质量要求及验收标准等);
2.1.2采购/招标活动,必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价,同时应围绕供应商资信情况进行背景调查,并如实记录;
2.1.3在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上,由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格及采购/招标要求;
2.1.4临时性应急采购/招标的项目,须向公司领导电话汇报,经授权确认后,可以先予实施,但应于项目实施之日起五个工作日内,补充完善相关审批程序。
2.2采购会审、合同会签制度
2.2.1采购/招标活动,必须各相关部门共同参与,调研汇总各方意见,形成书面的评估报告,经公司领导审核,并确认最终中标单位;
2.2.2采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求,拟定《合作协议》,报公司领导审核;
2.2.3采购业务负责人与中标单位沟通并确认《合作协议》,报公司领导批准后,予以执行。
2.3职责分离
2.3.1采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收;
2.3.2采购/招标过程中,货物质量、数量、交货等问题的解决,应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准,与供应商协商完成;
2.3.3财务部负责对项目采购/招标过程中,相关费用的审核及评估程序合法性的监控。
2.4一致性原则
2.4.1采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致;
2.4.2在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,采购人员应及时反馈信息,由项目需求部门综合评估,变更采购单,经公司领导确认后,再次向供应商发出采购要约。
2.5廉洁制度
所有采购人员必须做到:
2.5.1自觉维护公司利益,努力提高采购质量,降低采购成本,提高采购效率;
2.5.2加强学习,提高认识,增强法治观念;
2.5.3廉洁自律,不能向供应商索取或收受回扣;
2.5.4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督;
2.5.5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失;
2.5.6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。
3.采购程序
3.1供应商的选择
3.1.1供应商必须具有合法资质(供应商评估过程中,参与投标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明);
3.1.2对于经常使用的商品或服务,管理部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同相关部门对供应商定期进行评估和审计;
3.1.3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估;供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况,供应商的报价不能作为唯一决定的因素;
3.1.4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3.2采购程序
3.2.1固定资产及其他零星物品的申请,由各使用部门报管理部统一申请。根据采购申请流程,由各相关部门审核,并经公司领导批准后,方可交管理部采购人员实施采购。
3.2.2采购/招标活动,应严格遵循采购申请流程及标准要求,由各相关部门审批。项目采购申请中如果要素不明确者,应予退回。
3.2.3采购询价、综合评估、会签合同,由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成,报公司领导批准。项目需求部门负责采购物品的功能及适用性(必要时可商请外部相关专业人士予以协助)检查;
3.2.4财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,管理部负责合同风险条款的审查、合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3.2.5采购过程中发生变化时,项目需求部门出具采购变更申请,由公司领导签字确认后,交管理部采购人员执行。
3.2.6采购/招标项目需求部门、管理部负责出具接收报告。
3.2.7相关表格后附。
3.3付款程序
3.3.1管理部根据付款计划提出申请,根据财务付款申请流程,由部门负责人签字,后附付款明细单据、《合作协议》,交给财务部审核,并经公司领导批准后,由财务部办理付款手续;
3.3.2大宗采购行为(采购/招标单价在500元以上),应要求供应商提供开户行及银行账号信息,优先考虑银行转账支付,原则上不予现金结算;
3.3.3付款前,必须向供应商索要发票,核对发票内容是否和合同一致,并填写发票明细单,部门负责人签字,财务部审核,公司领导批准后,由财务部核销。
4.违约处理
4.1采购人员应积极跟进项目采购/招标项目,确认项目交付期,如可能出现延期,管理部应及时通知相关部门;
4.2货物出现质量问题后,由使用者提出书面意见,报部门负责人审核,交管理部处理。管理部接到意见后,将情况上报公司领导,并按投诉做紧急处理,及时以书面形式报给供应商,并电话通知,要求供应商换货、退货或变更服务;
4.3《合作协议》中,应明确合作双方权利、义务、违约责任,及仲裁和解约条款;
4.4管理部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,管理部负责追索;追索不成,由法院裁决。
5.审计监督
5.1财务部负责对采购全过程进行财务监督、核查和审计;
5.2在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,除有管理部、采购项目需求部门及相关领导参与外,财务部门要全程参与;
5.3采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询;对采购人员在采