北京西直门华星贸易大厦有限公司
总经理办公室规章制度
2002年10月
目录
员工行为规范 1
会议管理规定 4
文件与档案管理规定 7
印信管理规定 14
合同管理制度 16
保密制度 18
车辆管理办法 20
员工行为规范
一、姿态
站姿
身体保持挺直，不晃动；
站立时禁止歪脖、斜腰、挺腹、曲腿、哆嗦抖动等姿态；
站不依门、依墙、依桌、依人；
双手不叉腰和交叉放在胸前或插入口袋，尤其在接受任务或批评时。
坐姿
入座要慢慢坐下，双脚并齐或自然交叠；
坐下后保持安静，不要做不雅动作，如：抓头、挠痒、挖耳、抠鼻孔、玩弄小物品等等；
切忌脚蹬在座位上、坐在办公桌上。
走姿
抬头挺胸，平视前方，走路平稳；
走直线，步子不能太大或太碎，注意脚步声不能太大；
遵守女士优先，领导、客人先走的原则；
多人同行，不能勾肩搭背。
二、行为
严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事务。
办公室内可以就工作问题进行讨论与争论，但严禁因个人事务争吵。
遇大厦客人来访时，要礼貌谦让。
禁止将私人客人带入办公区域。
三、着装
员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。
男职员的着装要求：着西装或衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；不准穿皮鞋以外的其他鞋类(包括皮凉鞋)。
女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫、无袖无领的上衣或其他有碍观瞻的奇装异服。
部门经理以上员工办公室内要备有西服或套服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。
四、卫生
不准在办公室及大门门口的楼道内吸烟。
各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发出臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。
各工作场所内，严禁随地吐痰。
垃圾、污物、废弃物等应放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。
员工的办公桌面要保持整洁，文件、文具要摆放整齐。
五、电话
大厦的电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。
接听电话要用话简练、清晰，回话礼貌、耐心。
不得用办公电话长时间聊天，通话时要注意音量，尽量不打扰他人工作。
个人办公桌电话响铃五声内要接听。
六、计算机
输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。
员工采集的公开信息或各部门保存的公开资料要及时予以共享，共享时应设定为只读。
员工要科学地采集、输入、输出信息资料，为上级领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息资料以及时、准确、全面为原则。
员工应爱护各种设备，降低消耗。对各种设备应按规范要求操作、保养。如发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
严禁个人在计算机内安装游戏软件。
员工要有防计算机病毒意识。使用软盘或其他电子存储介质在使用前，必须确保无病毒。
员工每月要用杀毒软件清除病毒一次，如查到不能处理的新型病毒，要及时通知总经理办公室。
任何人未经计算机使用人同意，不得使用他人的计算机。
除专门负责硬件维护人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关设备。
员工要确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态。
七、安全
应增强消防意识并有安全防火的责任和义务。
离开办公室前检查各自的办公桌，并将所有锁锁好，并要关闭本人所有电源设备的电源。
最后离开办公室的人员要检查并关闭所有公共部门的电源（传真机除外），关闭空调，关好窗户，要将办公室房门锁好。
会议管理规定
为加强大厦会议管理特制定本规定。
经理碰头会
时间：每周一下午1点30分。
主持：大厦副总经理或总经办主任。
参加者：大厦副总经理以上的领导、大厦各部门经理。
会议内容：主要包括汇报各部门及大厦日常工作的进展情况；各部门工作协调；确定大厦和部门的工作重点。
经营班子会
时间：每周一下午经理碰头会之后。
主持：总经理或总经理委托的副总经理。
参加人员：总经理、副总经理及党委书记、财务总监、工会主席以及总经办主任；根据会议议题，主持人可指定有关同志列席会议。
会议内容：讨论、决定大厦改革和发展的重大事项；讨论、决定各副总经理和各部门提请研究的重大问题；分析研究大厦经营形势和走向；通报工作情况；讨论员工聘用及人事任免事项；讨论其它需要领导共同决定的事项。
季度工作会
时间：每季最后一个月的最后一个星期的星期五下午1点30分召开。
主持：大厦副总经理或总经办主任主持。
参加人员：大厦副总经理以上领导、各部门经理。
会议内容：包括总结上季度工作；对下季度工作做出计划；对各部门及所属大厦的工作做出评价；并就大厦的一些特大事项做出决定。
半年工作会
时间：每年7月份。
主持：大厦副总经理或总经办主任。
参加人员：包括大厦总经理、大厦副总经理以上的领导、大厦各部门经理。
会议内容：包括总结半年工作；对下半年工作做出计划；对各部门及所属大厦
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