职位说明书
职位信息
职位名称
外联接待秘书
所属部门
行政办公室
职位编号
GZPCC-XZBG-010
工作地点
广州
出差要求
□无■偶尔□经常□常驻外地
职级
4级
职位关系
直接上级
秘书主管
业务指导上级
无
直接下级
无
业务指导下级
无
内部联系职位
各部门、各子机构有关人员
外部联系单位
中交股份办公厅
职位目的
职位目的
根据公司行政办公室的相关规定，安排好公司领导的外出日程，接待来访宾客，确保领导外出行程的顺畅及接待工作的顺利进行。
职位职责
所负责任
(全部/部分/协助)
负责公司领导、顾问重要活动的日程安排，做好票务预定及报销工作；
负责上级领导、业主和重要宾客的接待策划及一般性来访接待工作；
负责办公室内部文书管理、计算机网页制作及相关事务工作；
负责办公室日常内务工作，以及学习记录和考勤工作；
负责办理公司本部收受礼品的登记，保管工作；
草拟节日放假通知；
拟订公司会议安排表，落实会议地点及协助做好有关会务工作；
负责电子显示屏的管理及欢迎标语的打印；
负责公司及各子机构公章的刻制、登记、领用管理；
负责5、6、8楼会议室音响和视频设备的管理；
完成上级交办的其他工作。
部分
全部
全部
全部
全部
全部
全部
全部
部分
部分
流程角色及责任
参与的流程
流程角色
流程绩效标准
信息工作
组稿、撰写、发布。
准确、及时
会议安排
汇总各类会议、协调会议时间、安排会议室、印发会议安排表。
符合规定，领导满意
接待工作
参与接待活动策划实施。
符合礼仪规范
任职要求
教育程度及专业方向
大专及以上学历，文秘或相关专业
职业资格要求
中级及以上秘书资格证
工作经验
2年及以上文秘工作经验
专业技能
熟悉公司本部工作运作制度；
有良好的礼貌礼仪规范，熟悉接待工作流程；
熟练使用各种办公软件及办公自动化设备；
具有较好的协调沟通能力、策划能力、团队合作精神；
工作细致认真、谨慎细心、责任心强。
任职者签名
直接上级签名
批准
生效时间