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煜锦连接器实业公司TS16949信息沟通控制程序文件DOC

资料大小:67KB(压缩后)
文档格式:DOC
资料语言:中文版/英文版/日文版
解压密码:m448
更新时间:2016/3/3(发布于北京)

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文本描述
1.目的:
为确保公司ISO9001、ISO/TS16949、ISO14001及环保等管理体系的有效执行,信息交流畅顺,及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,保证信息沟通的有效性,特制定本程序。
2.适用范围:
本程序适用于公司内部各类事项信息沟通的管理与控制过程。
3.定义:
沟通:个体之间为某一目的或事项开展的一些接触、交流以取得一致的活动。
相关方:关注组织的环境表现或受其环境表现影响的个人或团体。
4.职责:
管理者代表:
负责公司信息沟通的总体协调;
主持召开有关沟通、协调会议,并做出相应的决定;
检查、监督公司信息沟通的实施与有效性,及时进行相应的调整。
各部门:
负责各自部门信息的沟通与协调,确保各部门运行符合要求;
负责与其他各部门之间的相互沟通与协调,确保相互之间配合良好;
提出相应的沟通需要,执行公司关于沟通的决定。
5.程序:
5.1沟通的需求:当存在以下情况时,需要进行沟通:
内部信息沟通:
质量、环境及环保管理体系运行存在问题或与其有关的事项发生变化(如质量方针、组织机构、经营范围等)时;
存在重大产品问题或潜在问题时;
运行质量、环境及环保管理体系所必须的要求(如设计评审、合同评审、内部体系审核等等);
公司管理过程中认为需要协调解决问题时(如部门之间的配合、公司的经营目标等等);
出现紧急情况,如火灾;化学品、油品泄漏;
(潜在)不合格信息,如内部审核的不合格报告,纠正和预防措施报告等;
其他内部信息(如员工的建议等);
各部门经理对本部门员工进行HSF方针、HSF目标、《有害物质管理消减计划表》、《环境物质管理技术标准》进行培训及沟通;
当公司领导/各责任部门认为有必要实施沟通时。
外部信息沟通:
为满足客户的需求,当客户投诉及环保方面的投诉、提出意见等要求时;
引进新的技术、管理方法时;
地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的质量、环保和消防、有害物质管理(RoHS)信息;
政策法规标准类信息,环境法律、法规、条例、产品标准等;
相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指社区居民、顾客、工程合同方、供应商、废物收购方等;
外部环境信息由各对口部门接收、记录,并及时将环境方面的信息传递给业务部,如果某一信息涉及重要环境因素,则由接收部门提出处理意见,必要时报总经理批准后答复对方;
其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有关质量/环境/环保等方面的信息。
5.2需得到沟通的信息内容,至少但不限于:
质量/环境方针、质量/环境目标(指标)、重要环境因素、体系文件的制定与修改、培训安排、监测和统计的结果、环境行为的改善信息、内审和管理评审的情况、质量统计报表、质量/环境不符合及纠正预防措施、紧急事故信息、体系运行的其它信息。
内部信息的沟通方式:沟通方式可采用以下几种:会议、广播、内部电脑网络、布告栏、公司网站、e-mail、个别谈话、书面信息传递、投诉、协商/协调、宣传、培训等。
会议:适用于重大事项或涉及部门较多的事项的沟通,如质量和环境及QC080000方针与目标的确定、批量报废、环保事故、HSF产品不合格,生产不顺畅,公司运作过程中出现大的变化等等。
个别谈话:适用于一些人的事项,对一些要求、误会、矛盾、不一致的地方予以澄清、说明,并取得一致,达成共识。
书面沟通:主要用于一些较重要的事项,对容易遗忘、口述不清、需要保留有关记录以便事后查验的等等,应使用书面沟通的方式,如记录、表格、报告等等。
投诉:主要用于一个部门的对另一个部门的做法有不同的看法,而又不能通过谈话,书面方式沟通的事项,一般采用向上一级或被投诉方的主管部门进行投诉,以寻求一些能接受的结果。
协商/协调:主要用于部门/个人之间就某一事项、问题的处理达成一致的解决方案,使其能得到及时、妥善的处理。
宣传:主要用于让公司相关人员认识到某一事项的重要性,提高人员的意识,如质量环境意识、新管理方法的接受等等。
培训:主要用于让相关人员对了解公司引进新技术、新管理方法的要求,并遵照执行,如ISO9001、ISO/TS16949、ISO14001及环保标准的培训等等。
除了以上的沟通方式以外,公司有关责任人员可根据相应的需求,决定相应的沟通方式,或采用以上沟通方式的组合。
公告:主要用于公司需公示于大众的内容,如环境方针、目标指标。
5.3信息沟通的实施:
有关质量/环境及环保管理体系所规定的沟通要求,如管理评审、合同评审、设计评审、内部审核等等,按相应的程序文件要求执行。
公司各部门应设计公司的内部沟通网络,必要时应制定相应的文件要求,确保沟通与信息传递畅通无阻。
各责任部门应制定相应的组织接口与信息传递的文件,以确保沟通与信息传递能顺利进行。
应充分重视一些重要事项的沟通,如:
客户各种要求的内部沟通,以期在公司内部提高对客户要求的认识;
质量/环境及环保方针的执行、维护、修改;
质量/环境及环保目标的策划、统计分析与改善;
紧急情况的环境信息与记录;
公司质量/环境及环保管理体系运行的有效性;
纠正/预防措施的实施及其有效性等等。
5.4在信息沟通的实施过程中还应注意以下几点:
沟通是为了解决问题,而不是讨论谁对谁错。
相关人员应清楚沟通的目的,不做无目的,无意义的沟通。
沟通过程中,不可夹带个人恩怨,努力克制自己的情绪,否则越沟通越会出现问题。
注意沟通的气氛,若气氛实在不佳,则应中断沟通,推迟到下个时间再进行。
不要动不动就投诉,投诉是在实在没办法情况下的一种无奈之举。
沟通一定要有结果,没有结果还不如不沟通。
沟通的结果要执行,并检查执行的结果,以免再次出现类似的问题。
5.5一些重要的沟通应保留相应的沟通记录,如会议(管理评审会议、生产调度会、质量环境分析会等等)记录、有关的通知(如文件修改、设计更改、合同更改等等)、有关记录(质量环境信息、有关评审的记录、纠正/预防措施等等)。
5.6在沟通过程中形成的各种记录,由各责任部门按《会议记录》的表格要求填写并记录且依要求予以保存。
6.相关文件
《订单评审控制程序》
《产品策划控制程序》
《内部审核控制程序》
《管理评审控制程序》
《文件记录控制程序》
《环境有害物质管理标准》
7.相关记录
《会议记录》
《联络函》
各类通知、各类记录。