上海森林塑料制品有限公司程序文件
上海森林塑料制品有限公司程序文件文件号：SL/QP0-(1-16)
标题:更改记录页
版本号/修订次：A/0
第1页共1页
生效日期：2015年1月25日
更改记录页
序号
更改章节
条款
版本号
更改人
批准人
生效日期
备注
上海森林塑料制品有限公司程序文件文件号：SL/QP4.2.3-01
标题：文件控制程序
版本号/修订次：A/0
第1页共3页
生效日期：2015年1月25日
1目的
对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。
适用范围
本程序适用与质量管理体系有关的文件控制（包括外来文件）。
职责
3.1管理部负责质量手册、程序文件、管理文件及法规标准的发放，保管及借阅。
3.2各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管。
工作程序
4.1文件的分类
a)质量管理手册，程序文件；
b)技术文件和有关资料（包括外来文件）；
c)质量计划和管理文件；
4.2文件分受控文件和非受控文件，受控文件盖“受控“印章并注分发号，非受控文件不受更改控制。管理部负责建立“受控文件清单”，以识别现行有效版本。
4.3文件的编写
a)质量手册、程序文件由管理者代表组织文件编写小组编写；
b)管理部负责组织相关部门编写技术文件和工艺文件；
c)其它管理文件由主管部门负责组织编写；
D)管理者代表负责组织与协调工作。
4.4文件的审批
质量手册，程序文件及其它技术，管理文件编写完毕后，由管理者代表审核或组织有关部门对文件进行会审，总经理批准，颁布实施；文件一般每年评审一次，由管理者代表负责组织对文件的适宜性、有效性、可操作性进行评审。
4.5文件的发放和借阅
a)受控文件的发放，由管理部、文件管理员按管理者代表批准的发放范围进行发放，并填写《文件发放/回收记录》。
b)受控文件由领用人在《文件发放/回收记录》上签名，并领取盖有受控章及分发号的有效文件。
c)受控文件不得私自复制，公司内部不得使用未加盖受控印章的文件，如需借阅时，到管理部办理借阅手续。
d)用于对外宣传需要的文件发放时必须经管理者代表批准，并在文件发放登记表上登记，并在备注中加以说明。
4.6文件的更改
a)文件需更改时，由文件更改人或提出部门负责人填写《文件修改申请》说明更改原因，并提出更改前后条款的内容，对重要更改应附有充分的证据。
b)文件更改的审批由原审批部门负责人审批，当审批人不在职时可由其接替岗位的人员审批，但应通过查阅记录及归档文件获得审批该文件的背景质料。
c)当文件更改批准后、由管理部文件管理员按《文件发放/回收记录》上的名单实施回收与发放，文件更改需注标识、时间、并由更改人填写更改记录。
d)文件更改的方式有划改、换页、换版有三种方式。一般情况下更改采用划改与换页方式。文件经多次更改或大幅度修改时应进行换版。换板时宣布原版文件作废。
4.7文件的作废
作废的文件由文件管理员在《文件发放/回收记录》收回栏中记录，作废文件加盖“作废”印章,作废文件如需保留或销毁，须由文件管理员填写《文件销毁记录》，由管理者代表批准销毁或保留，若作废文件需保留，需加盖“保留”印章。