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工作分析操作指南之工作日志法
第一阶段：部门职责、任务清单与岗位职责的确认
填写工作日志：各部门组织员工填写10个正常工作日的工作日志，即时记录员工的工作任务，提取相关工作信息。工作日志表的具体格式参见附表1和附表2，填写说明如下；
工作日志表摆放在工作台上，每做完一件事立即填写；
各主管领导进行巡查，监督工作日志填写的完成情况；
每日填写后由主管领导检查、签字，当日工作日志填写不合格的，需增加填写天数，直至完成10个工作日的合格工作日志；
在填写期间，如有员工加班的（非工作日），仍需填写工作日志，视同工作日。
在填写期间，如有员工请假造成不能填写工作日志的，需补填工作日志，直至完成10个工作日的合格工作日志；
将填好的工作日志汇总，交人力资源部门审查、保管；
根据工作日志填写中的问题，对填写不正确的给予指导，对填写不认真的要批评教育以下状态属填写不合格：
——表格填写不完整，存在空漏项，如：不填写时间消耗，未对重要程度进行判断等
——不能准确描述工作的
——用词不当，容易引起误解的
——使用缩语使他人不可理解的
——字迹潦草、无法辨认的
——未按规定要求随时填写，而事后一次性填补的
每日工作日志填写的起、终时间以实际工作时间和下班时间为准，中间休息时间要分开；
工作性质分为“例行”和“偶然”两种类型，本工作职责范围内重复发生的称为“例行”，属于本工作职责范围但极少发生或非本工作职责内的称为“偶然”；
时间消耗：按每项活动单独计算；
重要程度：根据在本职工作内对本人工作业绩影响的相对重要程度来判断；
备注栏：对某一工作活动进行特殊说明，如填写：“应属他人职责、但由于他人不在而替做的工作活动”；
在工作日志的填写过程中，相同的工作任务应使用同一种表达方式进行描述。
填写个人工作任务汇总表：个人对10个工作日的工作日志进行汇总。个人工作任务汇总表的具体格式见附表3以及附件4，填写说明如下：
按工作日志填写的时间顺序和工作任务发生的先后顺序，将各项工作任务填入个人工作任务汇总表中，相同的工作任务不进行重复填写，但需记录该任务每次发生的时间消耗，最后累积计算某项工作任务的总消耗时间；
汇总之后，将遗漏的、未发生的、以及应做而从未做过的、未来发展需要做而现在未做的工作任务添上，注明原因，不记录时间消耗。
编制部门工作任务汇总表：各部门制定具体承办者，在汇总每位员工的个人工作日志汇总表的基础上，编制部门工作任务汇总表，其具体格式见附表4，填写说明如下：
将每位员工个人工作任务汇总表中的各项工作任务填入部门工作任务汇总表，相同的工作任务不进行重复填写，但需记录该任务每次发生的时间消耗，最后累积计算某项工作任务的总消耗时间；
在各项工作任务中，被认为是非本部门工作任务的，不能随意删除，需作出特殊标记，并就此工作任务的归属作特别说明；
在汇总的工作任务清单中，简查有无重复或遗漏，如果有，进行补充和修改；
汇总后，需就填写期间未发生的工作任务进行补充；同时，考虑企业发展要求，部门讨论并确认是否有目前尚未开展的工作，如果有，需进行补充；
补充的工作内容注明原因，不记录时间消耗和时间累积。
编制部门工作任务分类表：各部门对部门工作任务汇总表进行分析与整理，按照大类（功能）、子类（职责）、细目（工作任务）三级分类成表，计算每一项工作任务的累积消耗时间，并算出每一项工作任务占总工作时间的比例。部门工作任务分类表的具体格式见附表5以及附件5，填写说明如下：
各部门组织讨论，确认部门基本功能（大类）；
将各项工作任务按逻辑相关性（活动的先后顺序）形成部门的职责（子类），对于不能按逻辑相关性形成职责的，按工作任务的同类性形成职责；
对于零散的、不能按照逻辑相关性和同类性分类的，归入相近的职责内；
将各项部门职责归入到不同的部门功能中，形成“功能—职责－工作任务”的三级工作清单。
各相关部门就部门工作任务分类表进行沟通，主要解决工作任务交叉、遗漏和界定不清的问题，同时确认相关职责或任务的衔接点，以便确认和区分部门职责。
各部门将部门工作任务分类表交上级主管领导审核确认后，提交专家组进行评审，对于不合格的部门，需返回修改。
编辑部门职责权限及相互关系：将部门的每项工作细目按照承办、协办、呈报、审核、复核、核准六类权限，落实到各个工作岗位，并且界定该工作细目在组织各部门之间相互关系，最后形成部门职责权限表，格式见附件1。
各部门的部门工作任务分类表在通过专家组评审后，利用WIN-TOP软件进行工作任务清单的入库工作：
组织数据录入：在《组织管理与部门职能设计模块》的自定义组织功能下，按照现有组织形态，在软件系统中搭建组织结构。
部门工作任务分类表录入：组织结构搭建完毕后，按照前面已经得到的工作任务分类表，将部门数据录入到自定义组织功能的相应位置。
岗位数据录入：在自定义岗位功能下，按照和现有组织结构相对应的岗位，在软件系统中建立岗位设置结构。
分配权限：根据第7步得到的部门职责权限表，在软件系统的职责权限与相互关系选择窗口下，将职责权限数据依次录入。
部门职责权限转档为岗位职责权限：利用软件的自动转档部门职责权限的功能，用权限流将部门工作职责权限分配落实到具体的工作岗位，形成岗位工作的职责和工作清单二级目录。
第二阶段：任职资格的确认
第一阶段组织资料入库完毕，可在软件的《工作分析》模块进行各个岗位工作说明书的生成工作，整个流程分为以下三个环节：
第一步：岗位工作清单评估
对第一阶段各个岗位生成的工作清单数据进行两维评估：重要程度和时间消耗
重要程度：根据发生问题对工作的影响程度和影响的持久性程度进行判断，划分为五个等级：5（极为重要），4（非常重要），3（比较重要），2（不重要），1（轻微）
时间消耗：根据该项工作占总作业时间的比例进行评估，划分5个等级：5（极多），4（非常多），3（比较多），2（相对少），1（极少）
评估表格如下：