文本描述
《行政秘书时间管理》
事务性、重复性工作太多
打扰(电话或没有预约客人)
没有目标、次序和计划
缺乏自律
资料不完整或有所延误
文书工作不能一次到位 文件越积越厚
工作没有效率
一.常见的时间管理误区 二.时间管理的目标: 三.时间管理的三原则 第一原则:
目标管理原则
第二原则:
抓住重点原则 “80、20”法则运用
第三原则:
工作优先级综合分析 第一原则:目标管理原则
■目标不明确
——工作的目标是什么?
——你自己的人生目标是什么?
■目标确定
根据目标确定工作计划
案例:海尔的OEC管理法(Overall Every Controland Clear)
即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制,其主要内涵,就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲,就是企业每天所有的事都有人管,做到控制不漏项;所有的均有管理、控制内容,并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行,每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏,达到对事物发展过程日控、事控的目的,确保事物向预定目标发展。
按照这一管理模式,上至总裁,下至一般员工,哪怕是一个修剪花草的花匠,都十分清楚自己应该干什么。干多少,按什么标准干,达到什么结果。
德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说:“管理好的企业,总是单调无味,没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见,并已将它们转化为例行作业了。”
第二原则:重点原则 “80、20”法则 帕雷托定律:是一个意大利的经济学家帕雷托提出的,他在1897年观察19世纪英国社会财富和人的关系时,发现国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。
80%的结果来自20%的原因。
80%的利润来自20%的客户
80%的销售来自20%的销售人员
80%的时间用在了20%的日常事情上
80%的事情在20%的高效率的时间内被完成
80%的效率提升可以来自20%的环节改进 第三原则:工作优先级综合分析
四象限坐标图
重要度 紧迫性 A
重要而且紧迫
C
紧迫但不重要
D
不重要不紧迫
B
重要但不紧迫
■请运用四象限方法排列你的工作: 1.结合工作目标作好时间计划表
注意:
60%有计划的工作
20%没有预期的行事
20%突发的行事
第一招:时间计划表 四.时间管理的策略(20招) 过多的电话
不必要的会议
不速之客
无意义的文件
方法;
过滤 第二招:帮助上级跳出时间陷阱 第三招:区分掌控的时间 二分法:区分可控和不可控时间 一日之计在于昨天
明天必须要做的六件重要事情,写下来。
相关工作一并完成。
不作预定表以外的工作。 第四招:每日工作计划表 第五招:减少被打扰的时间 “打扰是第一时间大盗”
日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会受到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%。其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的68.7%。 流程管理
要多用打扰性不强的沟通方式
与别人的韵律相协调 工作计划表
正在进行的计划,尚未完成的事情。
每日行事历
规定的事项一定完成。
今日不做,明天就后悔
拖延容易变的更困难 了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿
安排重要的事情的在最好的时间
保证1-2个小时的免打扰时间 第七招:找出上级的最佳工作时间 平时作事情 注意养成节省时间的好习惯
袜子/长裤(先穿袜子再穿长裤,可节省5秒)
用品放在一个固定的地方(Key )
第八招:养成良好的工作(生活)习惯 同时做两件事情
刷牙、洗脸、洗澡/听新闻
等车或塞车时/看报
开车听演讲或者有声音的录音带
同时做三件事情
走路健身、听 mp3学英语、上班。
人脑一次能处理7件事情 时间没有准时 只有提前
工作时间
业务洽谈
约会
上课 第十招:决不轻易“迟到” 设定期限(双方共同协议)
交办事项、定下期限,按时追踪
指使、要求、命令——书面化
按时追踪
承办事项、自定期限、限期前提报
主动提出进度报告。
力有未逮时,马上说出来。 第11招:没定期限就不叫工作 桌面
清除不必要的东西——相片、饰品等。
有用物品定位、编号。
抽屉
立即处理的公文、正在实施的计划,分类、分组。
保留的公文,参考资料分别放置。
周围环境
一天三分之一以上的时间。
清爽舒适、工作效率。 第12招:整理工作环境