Pruchasing Department
Operation Mannual
汇编:
Prepared by:
二O一二年十二月十六日
目录
INDEX
目录…
采购部门职能说明书
采购部架构图及编制说明…
采购部岗位职责说明书索引
采购部岗位职责说明书……
采购部部门各运作流程索引
采购部部门各运作流程……
采购部部门管理制度索引…
采购部部门管理制度……
采购部门运作表格索引……
采购部门运作表格…
采购部部门职能说明书
PERSONNEL & ADMINISTRATION DEPERTMENT JOB DESCRIPTION
一、行政关系
采购部是酒店经营活动所需物资的采购供应部门,是酒店主要后勤保障部门之一。部门工作向总经理负责,部分工作同时向酒管集团公司负责。
二、中心任务
依照酒店招投标采购流程及酒店采购流程、质量标准、按质、按量、按时、适价地组织和实施酒店经营所需物资的采购工作,以确保和满足酒店经营活动所需物资的供应与需求。
三、工作职责
了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况,掌握财务部对各种物资采购成本及采购资金控制要求,熟悉各种物资采购计划;
熟练掌握酒店招投标采购流程,严格按照流程规定组织各项招投标工作,确保招标工作公平公正并完善各招标项目的资料存档。
采购物品应做到价廉物美、择优录取。进行三家比价,在尽量节约成本的原则下择优选择优质供应商。
急用的物品要优先采购,要做到按计划采购,认真核实各部的申购计划,根据仓库存货情况,定出采购计划,对定型、常用物资按库存规定及时办理,与仓管员经常沟通,防止物资积压,做好物资使用的周期性计划工作;
采购物品应做到价廉物美、择优录取。时鲜、季节性物资如部门尚未提出申购计划,应及时提供样板、信息供经营部门参考选用;
采购物资应严格把好质量关,对不符合质量要求的要坚决拒收,根据销售动向和市场信息积极争取定购货源,根据“畅销多进、滞销不进”原则,保证货源充足;
认真贯彻执行合同法,严格审核合同款项,订购业务,必须上报有关领导,研究后方可实施;
按计划完成各类物资的采购任务,并在预算内尽量减少开支;
调查研究各部门物资需求及消耗情况,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况,供需心中有数。不断提高业务技能,确保酒店物资的正常采购量;
要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求,对酒店的物资和质量要求负有责任;
在从事采购业务活动中,要遵纪守法,讲信誉,不索贿,不受贿,与供货单位建立良好的关系,在平等互利的原则下开展业务往来;
严格遵守酒店的各项规章制度,达至各项预期的管理目标;
建立系统的酒店经营采购清单、供应商名录表、部门的流程与政策及系统的培训教材。
完成领导班子交代的其他工作任务。
四、工作权限
对物资采购的价格有建议权。
对供应商的选定有建议权。
对采购合同有草拟及建议权。
对招标工作有行使权。
五、工作关系
直接对总经理汇报工作或接受指示。
同酒店各部门为提供服务的协作关系。
同集团采购部为接收指导监控的关系。
七、考评与奖罚
由总经理对本部门直接进行监控与奖罚
八、部门岗位设置
采购部编制共3人
部门经理:1人采购主管:1 人采购员:1人
详见架构