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2.适用范围
本程序适用于在公司与质量环境管理体系有关的文件和资料的管理
3.职责
3.1企划部负责管理性文件和资料的归档、编目、发放、换版、毁损等工作的实施及管理
3.2技术科负责技术性文件和资料的归档、编目、发放、更换等工作
3.3企划部负责手册编制，手册及程序文件更改控制和管理
3.4各有关部门负责相关程序文件编制，部门专用文件和资料的编制、保管，并控制更改。由企划部负责编目、归档，部门之间传递的文件由企划部分发
4.管理程序
4.1、文件和资料的分类
4.1.1、质量环境管理体系管理性文件
第一层次：质量环境手册；
第二层次：程序文件；
第三层次：各级各类人员质量环境职责规定、作业指导书和技术文件；
第四层次：表单、记录（格式）
4.1.2、外来文件：与公司有关的国家标准、行业标准，涉及公司消防、安全、卫生、环境保护方面的法律法规等
4.2、文件的编码：企划部编制《文件编码规则》，见附录。相关部门按规则对文件进行编码（号）
4.3、文件的编写、收集
4.3.1、质量环境手册由质量管理负责人指定企划部组织人员编制；
4.3.2、程序文件由企划部组织各有关部门编制；
4.3.3、各级各类人员质量环境职责规定、作业指导书由企划部组织各有关部门编制；
4.3.4、表单、记录（格式）由产生各记录的程序文件和作业指导书的编制部门编制；
4.3.5、技术文件由生产部负责组织收集、编制
4.3.6、外来文件由企划部负责接收、收集
4.4、文件的审批和发放
4.4.1、质量环境手册和程序文件由质量管理负责人审核、总经理批准；部门程序文件、各级各类人员质量环境职责规定、作业指导书及质量环境记录清单由编制人签名、各责任部门负责人审核，质量管理负责人批准
4.4.2、技术性文件由生产部经理审批
4.4.3、对相关文件中已规定编制、审批人的质量环境记录按文件规定进行签名、审批
4.4.4、技术文件和其他文件分别由生产部和企划部编制《受控文件清单》，分别经生产部经理和质量管理负责人审批后，发至相关部门，以便识别现行文件的有效版本
4.4.5、外来文件由生产部经理审核、并报质量管理负责人批准
4.4.6、由企划部和生产部分别编制《文件发放清单》，分别经质量管理负责人和生产部经理审批后，下发至相关部门
文件编号
AYQMCX02-01-2015
程序文件
版号
A/0
修改状态标题
文件管理程序
共3页第2页
4.4.7、企划部和生产部按规定要求下发文件，发放和接收部门应分别在《受控文件清单》内做好收发记录
4.4.8、所有公司内使用的文件均为受控文件，要其封面上应加盖受控印章，对外提供的（除第三方认证机构外）非受控体系文件不受更改影响，过期失效不必收回，在其封面加盖红色非受控印章，受控章复印的文件无效
4.4.9、技术文件由生产部加盖红色“受控”印章，其他文件由企划部加盖红色“受控”印章
4.5、文件发放范围
4.5.1、企划部和生产部按《文件发放清单》规定下发文件；
4.5.2、若需扩大发放范围，技术文件和其他文件须分别经生产部经理和质量管理负责人审批
4.6、文件修改
4.6.1、各部门在执行文件过程中，对文件的不适用处可向编制部门提出修改建议，由原编制部门对修改建议进行分析，评价其适用性和可操作性，如需修改则由原编制部门进行修改，并将修改情况报企划部或生产部。填写程序文件更改记录表
4.6.2技术文件和其他文件修改时，分别由生产部和企划部将文件修改情况填在《文件更改通知单》中或随附修改后的文件，由原审批人员进行审批，并在《文件更改通知单》上做好记录，如需指定他人审批时，则应获得原审批所依据的有关背景资料
4.6.3、由企划部和生产部对文件的修改情况进行登记，填制《文件更改台帐》以便对文件更改进行有效控制
4.6.4、文件的修改，可采用换页或在修改处划改并加盖“校正”章方式进行，若换页，则应做好换页标识，应在原页后加“A”（第一次换页），“B”第二次换页……依次类推；若采用划改则应在修改处和修改状态栏内标明相同的修改标识，如“1”（第一次修改），“2”（第二次修改），……依次类推
4.6.5、技术文件和其他文件经修改后是否换版，分别由生产部和企划部决定，文件的换版都应做好修改记录并保留一份换版前的原稿，并对该文件所换版本的版号加以标识
4.7、文件的收回和销毁
4.7.1、对作废的技术文件和其他文件分别由生产部和企划部编制《文件作废通知单》，分别经生产部经理和质量管理负责人审批后下发至相关部门，并对作废的文件依据《文件发放/接收表》及时收回，并加以记录。销毁应填写《文件销毁记录表》
4.7.2、对因法律和信息需要保留作废文件，由保管部门作“文件保留”的标识
4.7.3、对发放的文件需修改、换版或使用后自动失效时，如需收回，接收人和发放人应在《文件发放/接收表》中做好收回标识，用“√”的形式代表已收回，并注明收回日期
4.7.4、对收回的失效文件应隔离存放，除了保留一份失效文件作长期保管外，对其他的作废文件由企划部监督销毁
4.8、文件保管、借阅和复制
4.8.1、文件应存放在防止损坏且容易存取的地方，各部门应妥善保管相应文件；
4.8.2、人员调岗时，应移交全部文件；
4.8.3、根据实际需要或发现文件遗失，则须填制《文件领用/复制申请单》，经按4.4条规定审批后方可发放（补发），同样需在双方的《文件发放/接收表》中做好收发记录
4.8.4、技术文件和其他文件借阅须分别经生产部经理和质量管理负责人批准，且借阅人须在《文件借阅登记表》中登记，并按规定时限及时归还
4.8.5、文件复制须在《文件领用/复制申请单》上予以登记。
