办公室工作实务 会说会写 会做事 会做人 Company Logo 办公室文书管理 学习目标 知识点 1、了解文书管理的内容和要求 2、了解公文的行文制度 3、掌握公文处理的程序与方法 4、掌握文书的立卷归档的方法 能力点 1、具备办公室文书处理的能力 2、掌握文书的立卷归档的工作技能 素质点 1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养 2、养成严谨、规范的文书处理工作习惯 3、培养求真、务实的职业素养 会说会写 会做事 会做人 Company Logo 会说会写 会做事 会做人 办公室 发文工作 Company Logo 情景案例 宏利公司南昌分公司刚成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整当中。这天，公司销售部萧经理代拟了一份以公司的名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。办公室的秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，萧经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理看了觉得有某些地方还不太满意，于是又用笔在文稿上修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。 会说会写 会做事 会做人 Company Logo 项目任务 1、你觉得上述人员的发文处理是否正确，为什么 2、你认为发文工作正确的程序是怎样的？ 会说会写 会做事 会做人 Company Logo 任务分析 文件是制定政策、发布法规、下达指示、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力，因此文件的制发一定要按照规范的程序进行，决不能草率行事。案例中宏利公司南昌分公司的发文处理程序是极不规范的，首先部门经理的文稿不能打印在复印纸上，而应该打印在公司的专用文件纸上；其次秘书在接到这份待发出的文件后应立即请领导审阅，待领导同意签发后方可盖章，而不是未经审核擅自盖章；其三，这位公司的总经理在已经盖章的文书中再次进行了修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应要重新打印一份盖章后发出。 会说会写 会做事 会做人 Company Logo 发文处理程序 用印 拟稿 审核 签发 缮印 分发 复核 校对 登记 会说会写 会做事 会做人 归卷 邮局寄达 专人投送 Company Logo 收文处理内容 会说会写 会做事 会做人 拟稿 审核 签发 复核 起草文件的初稿或草稿，是整个发文处理工作的第一个环节。其作用是供修改，讨论和审阅用 包括交拟、起草两个环节 签发前，秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查，以避免草拟过程中有不必要的错误出现。审核主要有三关：行文关，政策关和文字关。 单位的领导人对秘书部门负责人审核过的文稿进行最后的审查，审查无误后在发文稿纸的相应栏目里签署意见并注明签发人的姓名及年月日。例如：“印发”，“请xx同志阅后发”等等 发文过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查 Company Logo 小技法 会说会写 会做事 会做人 退回的公文该如何处理 当收到退回公文时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理。如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件作废处理。 Company Logo 发文处理内容 会说会写 会做事 会做人 签发（可以称为会签） 《办法》第二十八条规定： 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 复核 复核主要检查内容项目有：文稿查阅、审批、签发的手续是否完备，流程是否合乎规定；文稿所附带的文件材料是否齐全，是否存在错漏；文稿的格式是否统一规范 Company Logo 收文处理内容 会说会写 会做事 会做人 缮印 校对 用印 登记 是指根据复核好的文件定稿进行誊清或印制 缮印的文件一般通过打印，铅印，胶印或者复印的方式进行文件的印制 对缮印出来的文本需要进行全面的对照检查 印制成正式文本的公文，需要统一加盖单位或者机关的印章，表示公文正式生效 公文印成发出前，应当对所发公文的份数、序号及发往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记