王曙光
徐健
李炳盛

（受控印章）
邮件管理制度
编码：

Q/BRK·IS·009·A

1．目的
推行公司邮件规范化管理，实施无纸化办公信息流。

2．范围
本规则适用于公司使用邮箱的所有人员。

3．支持文件
《电脑数据管理制度》（Q/BRK(IS(008(A）

4．职责
4.1CEO
4.1.1 负责对本制度的批准。

4.2IS总监
4.2.1 负责对本制度的复核。

4.2.2 负责本制度的总体实施。

4.3IS系统支持部
4.3.1 负责起草《邮件管理制度》，经批准后组织实施。

4.4使用邮件的公司各部门、各事业部
4.4.2 严格按照本制度的相关规定执行。

编写
李炳盛
管理单位
IS部

5．管理制度
5.1总体规则
5.1.1 所有因工作需要使用邮箱的人员均可申请办理邮箱。

5.1.2 原则上不再设置部门邮箱及职能邮箱，如确实有此需求需由IS总监审批后执行。

5.2邮箱命名规则
显示名称：姓+’.’+名<部门名称缩写+中文名称。

对外邮件：名+“.”+姓+@+geobyev
5.2.1 原则上邮箱命名采用实名制，以各管理中心、事业部为基本单位进行命名。

5.2.2 <标注的内容根据实际情况可以去掉。如配置IS部李炳盛的邮箱命名为
显示名称：Li,Bing Sheng
对外邮件：bingsheng.li@geobyev
5.2.2 如果按上述分配原则，出现有重名邮箱，按照在@符号前增加一位阿拉伯数字区分。

5.3邮箱申请、更改和删除
5.3.1 由于工作需要申请新增邮箱，需通过OA系统中填报《IS各类帐号申请单》，申请中必须提供使用者中文名、部门名、职务、登陆公司网络帐号和申请原因及要求等信息；新员工入职前，由HR通过电子邮件方式将入职者的相关信息发送至IS部。

5.3.2 用户主管根据相关规定进行核准，同意则将在OA系统中予以批准，否则写明原因直接通过OA予以退回申请人处。

5.3.3 IS服务部在收到核准申请后，按要求进行服务器操作，完成后备注用户新的帐号或邮箱信息提报到相关IS维护人员给予配置。

5.3.4 IS维护人员配置完成后通过OA系统对相关审批工作流归档，确认完成。

5.3.5 外协单位的邮箱新增、更改或删除，必须经过IS分管主管参照5.3.1批准方可操作。

5.3.6 公司新聘请的副厂长或经理助理以上职位人员，在没有正式任命前，必须经过维护主管批准后增加个人临时邮箱，任命下达后立即按规定更改。

5.4 邮箱大小
5.4.1 公司/工厂邮箱：设置当存储邮件总和等于500M时系统禁止此邮箱发送邮件；设置当存储邮件总和大于600M时系统禁用此邮箱。

5.4.2 因工作需要可以申请增加邮箱存储空间，经IS总监批准后操作,但不允许超过1G。

5.4.3副总裁或总监及以上主管的内部邮箱不控制存储空间。

6．邮件使用
6.1 每个邮箱对应一个或一组网络登陆帐号，只有登陆帐号正确，才能打开相对应的邮箱，
6.2 在发送邮件时，主题是用来描述此份邮件的主要内容，必须书写而且一定要清楚。

6.3 尽量使用邮件本身的编辑器书写邮件，减少附件插入， 必须使用附件的邮件，每个附件必须有明确的名称，对于格式相同的EXCEL邮件附件，请尽量存入一个EXCEL文件的工作簿后再发。

6.4 每个邮箱的存储空间是固定的，应定期对收件箱、已发送的邮件和已删除的邮件进行整理，删除不需要保存的邮件，也可以按下面方法操作来自动清除已删除的邮件：打开OUTLOOK，点击‘工具’菜单栏，在出现的下拉菜单中点击‘选项’，在弹出的选项对话框中选择‘其它’，在‘退出时清空“已删除的邮件”文件夹’前方框里打勾，这样在每次退出OUTLOOK时系统会提出是否删除，如果需要，回答YES即可。

6.5 每次发送邮件，系统会在“已发送的邮件”中保留副本，占用了很多邮箱空间，可以按下面方法操作使发送的邮件不在已发送的邮件中保留副本：打开OUTLOOK，点击“工具”菜单栏，在出现的下拉菜单中点击“选项”，在弹出的选项对话框中选择“首选参数”，再点击“电子邮件选项”按钮，在弹出的电子邮件选项对话框，使“把在已发送的邮件文件夹中保留邮件副本”项不被选中即可。

6.6 如果是很重要的邮件，并且想及时知道接收方是否已读取该邮件，可以按下面步骤操作：撰写新邮件，点击“选项”按纽，重要性栏选择“重要”，敏感度栏选择“私有”，再点击选择“请在阅读此邮件后给出”已读“回执”即可。

7．邮件备份
7.1 客户端备份
7.1.1 备份单份邮件可采用以下方法：选择此邮件后，点击’文件’菜单，在出现的下拉菜单中点击“另存为“项，在弹出的对话框中选择要存储的位置和文件名，保存类型选择“邮件格式”，点击“保存”即可，恢复时双击此文件就可打开。

7.1.2 备份整个邮箱可采用以下方法：点击“文件”菜单，在出现的下拉菜单中点击“导出和导入”项，在弹出的对话框中选择“导出到一个文件“，点击”下一步“，再选择“个人文件夹文件“，点击”下一步“，选择要备份的邮箱并在”包括子文件夹“前打钩，然后点击“下一步”，选择文件存储位置后点击“完成”即可。

7.1.3 恢复整个邮箱可采用以下方法： 点击“文件”菜单，在出现的下拉菜单中点击“导出和导入”项，在弹出的对话框中选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”,再选择“个人文件夹文件”，点击“下一步”， 选择在7.1.2步骤中保存的文件，然后点击“下一步”，选择要导入内容的邮箱后点击“完成“即可。

7.2 服务器端备份
7.2.1 参照《电脑数据管理制度》（Q/BRK(IS(008.A）相关规定执行。

8．邮箱安全
8.1邮箱中许多数据是公司的机密资料，不允许被别人看到，所以请员工一定要注意对自己用户帐号密码的保密工作，设置密码时要满足复杂度要求，同时三个月更改密码一次。

8.2员工用自己的帐号登陆网络就可以查看相关邮箱内容，所以当你长时间离开计算机时请注销当前用户，以防止在你外出期间别人使用和查看邮件。

8.3 当员工调离本部门或因工作性质调整，不再需要访问某个邮箱时，由用户在办理人员离职手续时进行帐户或权限注销.对于未能按正常离职手续办理离职的员工,其帐号及权限统一按HR系统提供的书面信息进行注销删除.

9．附录
附录A修订记录

修 订 记 录
文件编码
Q/BRK·IS·009
文件名称
邮件管理制度

版本顺序号
生效日期
内容

A
2008-2-20
首发