档案管理制度（暂行）
一、目的：为了规范公司案管理，使公司对档案管理更加标准化、规范化、科学化，根据国家《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《甘肃省（归档文件整理规则）实施细则》，并结合公司的实际情况，特制定本制度
二、适用范围：公司及所属各部门档案管理
三、管理部门：综合管理部
四、职责：
（一）负责公司档案的保管、定期检查和日常管理工作
（二）负责档案借阅的登记工作，保证公司档案准确、安全、完整
（三）负责定期整理各种档案资料，装订成册、统一编号、统一保管
（三）负责重要文件、资料的电子扫描工作，形成电子档案保存
（四）负责对公司档案的管理进行不定期的检查工作
（五）落实公司档案保密制度，对档案的安全、完整负责
（六）负责公司档案的存放工作，应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不允许随便堆放，保证公司档案完整无损
五、内容：，
（一）档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、财务资料、人事行政档案、科学技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发文、企业文化等行政资料，设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料
凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件
（二）部门档案：由各部门经理指派本部门兼职档案管理员，负责本部门的日常档案管理工作，具体要求参照本制度
（三）档案分类：
1、档案分类应统一名称，名称应简明扼要，充分表示档案内容性质，并有一定范畴，不能笼统含糊（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件（含受控文件）；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务（供销）合同两种；
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等；
（7）人力资源类：员工信息档案及相关制度；
（8）工商档案类；
（9）工程类：工程图纸、工程竣工资料等；
（10）财务档案类
（四）归档时间：
1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，应于完成工作后一周内移交综合管理部进行归档保管
2、会计档案：由财务部门立卷归档保管
3、人事档案：由人事部门立卷归档保管
4、技术档案：由技术部门立卷归档保管
5、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由生产部或技术质量部收集整理。设备投入使用后7天之内移交综合管理部归档保管
6、声像档案：在每项工作活动完毕后7天之内整理移交综合管理部部保管
7、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交综合管理部部保管
（五）归档：
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的在请示跨年度会议文件会议开始年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷
3、档案文件资料按时间顺序排列：
（1）收交时公文处理用纸在前，收文在后；
（2）内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿
（六）档案编号：
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅
2、全宗号：档案馆/室给立档部门编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填
3、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2014
4、保管期限：归档文件保管期限的填写为临时文件、短期文件、长期文件、永久文件
5、件号：归档文件的排列顺序号，以年度为界，每年必须从01
编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）
6、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理员工作
（七）归档要求：
1、归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用
2、归档的文件材料一般一式二份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数
3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件
4、各部门将文件材料和案卷向综合管理部移交时，应编制《档案移交登记表》一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查
5、档案管理员应根据本制度，及时对相关文件进行存档，建立立卷号，并保证立卷号的唯一性，填写《档案存档记录》
六、声像档案管理
1、声像档案是公司活动中直接形成的对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录像带、摄像带、照片(含底片)等文字说明两部分组成
2、 声像档案资料的收集范围：
(1)人力资源类：各类课程，影像资料，编号、分类存档，户外拓展课程影像资料；
（2）企业文化类：公司开展的各种活动影像记录；交投摄影稿、各种展会，竞赛的影像资料留存
3、声像资料收集时间：
（1）声像档案资料应在形成后一个月内随其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间
（2）档案管理员应随时收集零散的具有保存价值的声像资料
4、声像资料收集要求：
（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的将追究管理人员责任；
（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符
5、声像档案资料的征集：
（1）综合管理部有责任随时征集重要声像资料；
（2）在征集的声像资料中，凡涉及国家和公司保密事件的，应向公司总经理报送目录
6、声像档案的整理：
（1）声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用
（2）声像档案的整理由摄录人员负责，人力资源信息员协助
7、分类、编号：
（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号
（2）录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号
8、保管