质量和食品安全管理体系

程序文件汇编

版本：V1.0

受控分发号：

目录

序号
文件编号
文件名称
版本
页码XYTF/QP/01-2009
文件控制程序
V1.0
3XYTF/QP/02-2009
记录控制程序
V1.0
8XYTF/QP/03-2009
管理评审控制程序
V1.0
10XYTF/QP/04-2009
任职与培训控制程序
V1.0
13XYTF/QP/05-2009
基础设施控制程序
V1.0
16XYTF/QP/06-2009
与顾客有关过程控制程序
V1.0
19XYTF/QP/07-2009
采购控制程序
V1.0
22XYTF/QP/08-2009
生产服务提供过程控制程序
V1.0
26XYTF/QP/09-2009
监视和测量设备控制程序
V1.0
29

10
XYTF/QP/10-2009
顾客满意监测控制程序
V1.0
32

11
XYTF/QP/11-2009
内部审核控制程序
V1.0
34

12
XYTF/QP/12-2009
产品的监视和测量控制程序
V1.0
38

13
XYTF/QP/13-2009
不合格品和潜在不安全品控制程序
V1.0
41

14
XYTF/QP/14-2009
纠正或预防措施控制程序
V1.0
43

15
XYTF/SP/01-2009
突发事件准备和响应控制程序
V1.0
46

16
XYTF/SP/02-2009
操作性前提方案控制程序
V1.0
49

17
XYTF/SP/03-2009
危害分析的预备步骤控制程序
V1.0
53

18
XYTF/SP/04-2009
危害分析控制程序
V1.0
57

19
XYTF/SP/05-2009
HACCP计划控制程序
V1.0
62

20
XYTF/SP/06-2009
食品安全验证控制程序
V1.0
66

21
XYTF/SP/07-2009
食品撤回控制程序
V1.0
69

文件控制程序
目的
对与质量和食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

适用范围
适用于组成公司质量和食品安全管理体系的文件。

职责
3.1总经理负责公司质量和食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。

3.2 管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准工作文件。

3.3各职能部门负责本部门工作范围内与质量和食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。

3.4 质检部是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。

定义
受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量和食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

工作程序
5.1文件分类、编号和版本标识
5.1.1质量和食品安全管理体系由管理手册(包含了质量和食品安全管理体系方针、目标的附录)、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：
管理手册：QF/公司代码/代号-发布年号
如QF/ XYTF-SC-2009（巴尔虎公司质量和食品安全管理手册，2009年发布）。

程序文件：公司代码/代号/顺序号-发布年号
程序文件的代号为XP，X可以是其他任何字母，QP代表质量管理体系应用或与其他体系共用的程序文件，SP代表食品安全管理体系要求的程序文件。

如XYTF/QP/01-2009 （XYTF01号程序文件，2009年发布）。

工作文件：公司代码-部门简称/类别顺序号-发布年号
如 XYTF-YW/A01-2009（XYTF生产部A类工作01号文件，2009年发布）。

部门简称规定：购销部GX、食品安全小组ST、生产部SC、质检部ZJ、办公室BGS、总经理GM，管理者代表MR。

外来文件：公司代码/顺序号-原编号
如XYTF/01-ISO9001:2000（XYTF第01号外来文件，ISO9001:2008，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。）
表格（记录格式）：产生表格的文件编号（去除发布年份）-顺序号版本号。

如XYTF/QP/01-02V1.0（XYTF01号程序文件规定的第2份记录格式，V1.0版）。

当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。

f) 记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定。

5.1.2文件的版本与状态：质量和食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为Va.b，其中V为版本编写，a和b为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。a为0时表示文件还在编写过程中，b为0时表示该版本的文件未有修改。

5.2文件受控状态
5.2.1 公司内部使用的质量和食品安全管理体系文件均为受控文件。

5.2.2 公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。

5.2.3 公司外部使用的质量和食品安全管理体系文件均不为受控文件。

5.3文件编制、审核、批准
5.3.1 方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。

5.3.2 程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。

5.3.4 组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。

5.4文件的发放、保存和管理
5.4.1质量和食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由质检部保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。

5.4.2文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量和食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。

5.4.3 外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。

5.4.3《受控文件清单》应适时更新以反映实际。

5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件指置于质检部)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。

5.4.5质检部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，质检部做好相应发放签收记录。

5.5文件的更改
5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。

5.5.2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,如由V1.0变 为V1.1,修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由V1.8变为V2.0。

5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行5.6的规定。

5.6文件回收、作废与销毁
当文件不适用或文件持有人变动时，质检部应将相应的文件回收，在原《文件中发放/回收登记》栏注明。回收的文件，需要作废的，由质检部填写《文件销毁登记表》，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。

5.7外来文件
5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司质检部组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发/回收登记表》。外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件”。

5.7.2 公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量和食品安全管理体系有关，若有关，转交公司质检部，执行5.7.1。

5.7.3 质检部和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新《受控文件清单》。

5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。

5.8 文件的使用和评审
文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。

文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有质量和食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。

每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。

5.9 记录的管理
记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。

6．相关文件
记录控制程序
7．相关记录
XYTF/QP/01-01V1.0受控文件清单
XYTF/QP/01-02V1.0文件发放/回收登记表
XYTF/QP/01-03V1.0文件借阅登记表
XYTF/QP/01-04V1.0文件更改申请表
XYTF/QP/01-05V1.0文件销毁登记表
XYTF/QP/01-06V1.0文件归档登记表
XYTF/QP/01-07V1.0文件评审记录

记录控制程序
目的
对质量和食品安全管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量和食品安全管理体系有效运行的证据。

适用范围
适用于与质量和食品安全管理体系所有相关的记录。

职责
3.1管理者代表:负责组织所有质量和食品安全管理体系管理工作。

3.2各部门：负责本部门质量和食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的质量和食品安全管理体系。

3.3质检部：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。

定义
记 录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。

记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。

工作流程
5.1各部门负责本部门记录的编制、