楚雄滇中实业有限公司管理体系文件程序文件
依据GB/T19001-2008标准
GB/T24001-2004标准
GB/T28001-2011标准
GB/T50430-2007标准
持有部门： 经理工作部
编制： 杨国芳
审核： 张建春
批准：田洪
首次发布日期：2008年08月09日
修订日期：2012年12月1日实施日期：2012年12月1日
楚 雄 滇 中 实 业 有 限 公 司 发 布
程序文件清单
序号
文件编号
文 件 名 称
版本
备 注
Q/DZB-0201-2012
文件控制程序
D/0
Q/DZB-0202-2012
记录控制程序
D/0
Q/DZB-0203-2012
管理评审控制程序
D/0
Q/DZB-0204-2012
人力资源控制程序
D/0
Q/DZB-0205-2012
客户有关的过程控制程序
D/0
Q/DZB-0206-2012
监视和测量设备控制程序
D/0
Q/DZB-0207-2012
内部审核控制程序
D/0
Q/DZB-0208-2012
不合格控制程序
D/0
Q/DZB-0209-2012
纠正和预防措施控制程序
D/0
Q/DZB-0210-2012
客户满意程度控制程序
D/0
Q/DZB-0211-2012
环境因素识别与评价控制程序
D/0
Q/DZB-0212-2012
危险源辨识与风险评价控制程序
D/0
Q/DZB-0213-2012
法律法规获取与识别控制程序
D/0
Q/DZB-0214-2012
目标、指标及管理方案控制程序
D/0
Q/DZB-0215-2012
环境与职业健康安全运行控制程序
D/0
Q/DZB-0216-2012
绩效及产品的监视和测量控制程序
D/0
Q/DZB-0217-2012
事故、事件与不符合控制程序
D/0
Q/DZB-0218-2012
信息交流与协商控制程序
D/0
Q/DZB-0219-2012
合规性评价控制程序
D/0
Q/DZB-0220-2012
应急准备与响应控制程序
D/0
文件更改记录
序号：
文件名称
文件编号
版次
更改内容（页次、项次）
生效日期
程序文件
（整套）
A/0
依据GB/T19001-2008标准要求修改
2009-09-15
程序文件
（整套）
B/0
增加“GB/T 50430-2007”相关内容，及公司名称的变更
2012-01-5
程序文件
与职业健康安全管理体系有关的文件
D/0
依据GB/T28001-2011标准要求修改
2012-12-1
文件名称
文件控制程序
文件编号
Q/DZB-0201-2012
版本
D/0
第1页
共 3 页
目的
本程序规定了文件的控制方法，指在确保公司各部门在管理体系运行中所用的文件是有效的
适用范围
本程序适用于本公司与管理体系运行有关的各个领域
职责
3.1总经理负责方针、目标和指标的制定，批准发布管理手册
3.2 管理者代表负责领导公司管理体系文件的策划和编制，审核管理手册、程序文件，并对各部门的相关文件进行审批
3.3 文件控制包括管理体系文件由经理工作部归口管理，工程、技术相关的文件由生产技术部归口管理
3.4 各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的编制与使用
工作程序
4.1经理工作部负责管理体系文件控制的归口管理，各部门负责各部门的管理体系方面的文件；文件可采用任何形式或类型的媒体（纸质文件和电脑电子档文件）。“4.2~4.8”涉及纸质文件的管理和控制
4.2文件编号规则：
4.2.1管理手册编号：Q/DZB-01-2012，其中Q/B企业标准简称，DZ–公司名称简称，01-文件类别（第一级文件），2008-指手册发行年号；
4.2.2程序文件编号：Q/DZB-0201-2012，其中02-文件类别（第二级文件），01-指文件的流水号，其他同手册编号规则；
4.2.3作业指导书、管理文件等编号：Q/DZB-0301-2012，03-文件类别（第三级文件），01-指文件的流水号，其他同手册编号规则；
4.2.4表单、记录编号：
记录编号：QR/DZDL-01，其中QR-“记录”英文单词的缩写，DZDL-公司名称简称，01-表单流水号；
其它记录编号：Q/DZB-04-01，其中04-文件类别（第四级文件），-01-表单流水号，其他同手册编号
4.3公司的管理体系方面的文件在发布之前要经过审批
4.3.1管理手册在发布实施之前要经过公司的总经理审批
4.3.2程序文件在发布实施之前要经过公司的总经理或管理者代表审批
4.3.3公司的第三级文件由公司的总经理或管理者代表或各相应部门审批
4.4文件的标识
4.4.1管理手册、程序文件，三级文件的标识包括版次，修改状态，发放号码，文件的编号、受控或作受控状态
4.4.2公司及各部门所用的管理体系方面的文件要盖“受控文件”章；对外提供或对客户提供作为宣传时的管理体系文件不用盖“受控”章
文件名称
文件控制程序
文件编号
Q/DZB-0201-2012
版本
D/0
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共 3 页
4.5文件的发放
4.5.1 文件和资料的发放，应填写《发文登记表》，由领取人签字并注明日期
4.5.2 受控文件由经理工作部统一按规定的《发文登记表》登记分发
4.5.3 文件的受控本应加盖“受控文件”的红色印章，并注明分发号，对更改进行标识，以
便追溯。对非受控本只对发放进行登记，不负责更改，公司现场不得使用非受控本
4.5.4 文件使用人应遵守4.8条的规定
4.5.5 未领到文件而又需要使用文件时，不得随意借用他人的文件复印，填写“受控文件补发申请表”必须经本部门负责人及文件管理部门负责人批准后，到经理工作部办理领用手续方可使用。公司内部不得使用未盖“受控文件”印章的文件或文件的复印件，一经发现由文件管理人员收回并销毁
4.5.6当文件使用人文件损坏严重，影响使用时，需到经理工作部办理调换手续，交回损坏文件，补发新文件。原分发号不变，文件管理员将损坏文件销毁
4.5.7 文件使用人将文件丢失后，应办理申请补领手续，并在领用申请中作出说明。管理人员在补发文件时应给新的分发号，同时注明旧分发号作废，并通知各部门防止误用
4.5.8 各文件使用单位/部门应建立各自的《收文登记表》
4.6 文件的更改和换版
4.6.1 文件的更改
4.6.1.1 文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》说明更改原因，并经主管领导批准。只是个别字和极小范围的非重要内容需要修改时，可由文件更改部门作好更改清单，通知有关部门进行手写更改。技术性文件的更改按有关规定进行
4.6.1.2 除非有专门指定，文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批
4.6.1.3 文件更改时要注明更改标记和生效日期，按《发文登记表》发放，同时收回作废的页码
4.6.1.4 文件的正本应附有文件更改履历，以记载历次更改情况
4.6.2 文件的换版
4.6.2.1 文件经多次更改或需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。因情况变化，原来使用的文件已不再适用时，应予以作废，停止使用，由文件发放单位负责收回，在文件上盖上“作废”章，文件管理员填写《文件销毁/留用申请单》，经文件管理部门负责人批准后统一销毁
4.6.2.2 需作资料保存的作废文件，填写“文件销毁/留用申请单”经部门负责人批准后，加盖“作废保留”章方可留用
4.6.2.3 工程竣工后需要存档的文件，由文件管理部门开出存档文件清单，交生产技术部保管
4.7 外来文件的控制
4.7.1 管理体系运行所用的国际标准、国家标准、行业标准、法律法规等由生产技术部核
定是否为有效版本，并及时更换过期版本
文件名称
文件控制程序
文件编号
Q/DZB-0201-2012
版本
D/0
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4.7.2 设计院、设备制造厂（商）提供的技术文件和资料、与工程有关的标准、规范由生产技术部按文件的原标识进行登记，登记到“外来文件清单”，与工程质量、环境和安全有关的法律法规文件，登记到“适用法律法规和其他要求清单”，根据《发文登记表》发放并办理签收手续
4.7.3 上级单位发来的文件由经理工作部负责发放
4.8 文件的日常管理
4.8.1 各文件使用部门应设兼职文件管理员，按《发文登记表》和《收文登记表》进行收发管理，并负责文件的保管和立卷工作
4.8.2 文件经拟制审批后，原版文件交由文件管理员归档，并列入受控文件清单中，存入软盘的文件应有备份和标识并附书面文本
4.8.3 需临时借阅的文件和资料须办理借阅登记手续。借出的文件和资料由其管理部门负责在指定的日期收回，原版文件一律不外借，以防止丢失和损坏
4.8.4 有些文件虽然作废，但有参考价值或保留价值，填写“文件销毁/留用申请单”经部门负责人批准后，加盖“作废保留”章
4.8.5 应定期销毁失效和/或作废的，无保留价值的文件。销毁前要开出《文件销毁/留用申请单》报主管领导批准，于《文件销毁记录表》写明销毁日期、销毁部门等
4.9 电子档文件管理
4.9.1文件电子档管理是指将收到的所有以电子档形式的文件（体系文件、外来文件、技术文件等）在各自电脑里按来文部门进行的分类管理，以便查阅
4.9.2针对对象：所有配置电脑的员工
4.9.3细则要求：
①凡配置有电脑的员工应建立一个专用文件夹，存放公司共用文件，并注明来文单位
②对于有保密要求的文件各自保管人应设定密码进行管理
③文件查阅权限：接收到的文件没有修改权限，只有查阅权限，除非经过来文单位的允许才能进行修改，且修改情况要告知来文单位
④文件备份：电脑储存的电子档文件，由电脑使用人员使用光盘、移动硬盘等方式进行备份
⑤如电子档文件打印出来，则依照本程序4.2~4.8要求执行
5记录
5.1 受控文件清单
5.2 发文登记表
5.3 收文登记
5.4文件销毁/留用申请单
5.5文件更改申请单
5.6文件销毁记录表
5.7适用法律法规和其他要求清单
文件名称
记录控制程序
文件编号
Q/DZB-0202-2012
版本
D/0
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1.目的
对工程施工管理、管理体系运行中产生的记录进行控制，为公司施工、体系符合要求及管理体系有效运行提供证据
2.适用范围
本程序规定了与工程质量、环境和安全和体系运行有关的记录控制范围、统一格式、标识方法、填写要求及贮存、检索、防护和处置，并规定了相关人员的职责
3. 职责
3.1公司管理记录的控制由经理工作部归口管理
3.2工程类记录的控制由生产技术部归口管理
3.3 相关部门负责本部门记录的贮存、防护等
4工作程序
4.1记录的分类及形式
4.1.1管理活动记录：管理体系所产生的记录如管理评审记录、人员管理及培训记录、内部审核记录、数据分析记录、纠正预防措施记录、环境监测记录、环境和安全运行记录等
4.1.2工程技术记录：如施工组织设计、工程竣工资料、工程投标资料、技术