物业项目设办公室主管(主办)1人,下设招商专员、物业专员、车管专员、物业内勤各1人、车库管理员工若干人。
车管专员和招商专员可根据以后业务发展而设岗。
二、岗位职责
(一)物业主管(主办)工作职责
1、严格执行公司各项规章制度,并监督实施。
2、根据上级部门下达的年度经营计划,编制年度、物业出租、招商计划书,并具体落实执行。
3、负责产权物业的购入及出租出售,办理相关手续及房屋交接管理。
4、主要负责公司产权性物业的经营性管理工作,具体履行本公司物业产权的权利和义务,最大限度发挥物业价值,为公司增创效益。
5、协助部门经理创立并完善内部管理制度、工作标准及流程等。
6、负责与各物业管理公司和相关单位建立良好的沟通渠道,为物业的正常有序开展创造良好的外部条件。
7、负责所有物业项目的日常管理。包括:建立安全保障体系,协助物业安全的检查、相关工作的组织实施;初审与所在物业管理公司签订的管理协议;车场经营管理工作,物业招商管理工作并跟踪、督导招商工作的进展及法律咨询、合同的谈判、签订。
8、对本公司投资的物业附属设备设施进行日常监管,按照上级批准的运行保养计划落实责任。
9、对重要公文的处理、传达、督办和实施,保持政令畅通。
10、负责物业项目办公室的具体行政、人事管理。如:规范日常办公管理;规范员工行为管理;员工思想教育;员工职业技能培训和指导;员工绩效考核等。
11、完成总经理和上级部门临时交办的其它工作。
(二)招商专员岗位职责
1、严格执行公司各项规章制度,服从管理。
2、协助物业主管(主办)负责公司商业物业的招商工作。
3、按照公司下达的招商任务编写年度、月度招商计划书并负责具体实施。
4、协助收集、整理、归纳市场行情、价格,以及新项目、竞争对手、客源等信息资料,提出分析报告,为部门业务人员、领导决策提供参考。
5、定期向物业主管(主办)汇报工作情况和客户跟踪情况,定期进行工作总结,提高工作计划性和有效性。
6、负责招商的前期谈判和招商书的起草、签订,并负责出租的后期管理及出租费用的按期收取。
7、建立客户数据库,负责公司租赁合同及其他招商文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。
8、负责各类经营指标的月度、季度、年度统计报表和报告的制作、编写,并随时答复领导对销售动态情况的质询。
9、负责监查客户的意见或信息的记录及回访工作。
10、具备较强的组织协调及沟通交际能力,勤奋敬业。
11、完成领导交办的其他工作。
(三)物业专员岗位职责
1、严格执行公司各项规章制度,服从管理。
2、接受物业项目主管(主办)的直接管理,对其工作负责。
3、负责物业管理工作的组织实施,收集物业各类数据,为编制物业管理、租赁收支等计划提供科学依据,具体执行物业管理计划的编制工作。
4、负责与相关单位的协调、沟通,并建立良好的合作关系。
5、按时记录并核对水电起止度、水电费的支出及收取,负责物业租赁费的催收。
6、负责物业购入及出租出售的具体事务,严格按照房屋交接管理制度执行房屋购入及出租出售相关交接手续的办理。
7、负责落实租赁产生的工程或维修事务初步方案,并监督实施。
8、每天不定期巡查物业的消防、安全、清洁及车库智能系统的检查,做好巡查记录。
9.处理前期物业项目的突发事件并及时上报领导。
10负责下属员的工作培训及督导。
6.完成领导临时交办的其它工作。
(四)车场专员岗位职责
1、严格执行公司各项规章制度,服从管理。
2、接受物业项目主管(主办)的直接管理,对其工作负责。
3、负责车场管理工作的组织实施,按时提交年度、月度工作计划及总结。
4、负责与相关单位的协调,维护车库经营正常运作。
5、负责车场相关资料、图纸的收集及保管。
6、负责车场突发事件的前期处理并及时上报领导。
7、负责车场智能系统操作的指导、监查管理并简易维护,保证系统的正常运行。
8、严格按照车库管理制度每天不定期巡查各车场的消防、安全、清洁,检查车辆的摆放情况,保证车库及车辆的安全,做好巡查记录。
9、负责对车管员工作技能的培训及督导。
10、负责车管员的招聘录用及储备工作。
11、完成领导临时交办的其它工作。
(五)物业内勤岗位职责
1、严格执行公司各项规章制度,服从管理。
2、接受物业项目主管(主办)的直接管理,对其工作负责;涉及物业租金的收取及费用支出管理、物业维修维护费用的结算、办公室日常费用管理等工作直接对财务负责,但要接受物业项目主管(主办)的监督检查,以保证资金的安全及项目的正常运转。
3、按时提交年度、月度工作计划总结。
4、负责物业租金的催收,保证资金及时到位。
5、按照财务实施细则,严格执行收、付款手续,及时登记每一笔收、付款金额,建立收、付款日记帐和银行票据登记台帐,正确办理票据结算和现金收付,按规定制作各类报表,并按时向总公司及相关人员填报各类账务报表。
6、负责印章管理和票据保管,建立发票领用登记台帐,定期核对清理发票。
7、负责物业项目备用金保管及明细帐目,严格按照公司财务制度及时报销。
8、负责员工工资及福利费等的发放。
9、负责车库智能系统月停续期工作。
10、协助物业巡查工作,并做好巡查记录。
11、负责办公用品的领用、登记、发放及保管。
12、负责办公室接待、接转电话,传真收发与电话登记等日常办公事务。
13、文件、会议资料的打印、复印、整理及归档。
14、负责物业项目所有资料、公司发文、收文等的整理、归档,建立借阅制度,保证档案资料的安全、完整,严格遵守公司的保密制度。
。。。略