东莞勤上光电股份有限公司合同管理制度第一章总则第一条为规范东莞勤上光电股份有限公司(以下简称“公司”)合同管理工作,维护其合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规,结合公司实际情况,特制定本制度。第二条本制度适用于公司及其分公司、子公司及研究院。第三条公司对外与自然人、法人和其他组织签订的合同,除应当遵守国家有关法律法规外,还应遵照本制度。公司与其分公司、子公司、研究院之间签订的合同也应遵照本制度。公司劳动合同的管理办法依照《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律、法规另行规定。第四条本制度所称的“合同”是指公司与自然人、法人和其他组织以及与分公司、子公司、研究院等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,包括协议、合约、契约、订单、确认书等。第五条本制度所称“合同文件”指与合同的签订、履行、变更和解除、纠纷处理相关的法律性文件。第六条本制度所称“重大合同”是指:(一)根据《公司章程》规定,应由股东大会审议通过的相关事项所需签署的合同;(二)根据《公司章程》规定,股东大会授权董事会决定相关事项而需要签署的合同;(三)对外投资(含委托理财、委托贷款、对分公司、子公司、合营企业、联营企业投资、投资交易性金融资产、可供出售金融资产、持有至到期投资等)合同;(四)借贷、融资、对外担保合同;(五)签订管理方面的合同(含委托或者受托管理资产和业务合同);(六)因赠与或者受赠资产而签订的合同;(七)债权、债务重组合同;(八)与境外政府、企业、其它社会组织及其在中国的分支机构、代理机构签订的中外合资合同、中外合作合同等;(九)公司重大事项的战略合作协议;(十)其他可能对公司的资产、负债、权益和经营成果产生重大影响的合同;(十一)其他的合同标的金额超过人民币500万元(含本数)的合同。除重大合同以外的合同为“一般合同”。第七条公司各职能部门、股东、董事和员工等不得以自己的名义对外签订与公司有关的合同,如因业务需要,必须以自己的名义对外签订合同的,必须取得公司的书面授权,否则,由其承担全部责任,公司依法对外承担责任后,保留对其全额或部分追偿损失的权利。根据《广东省工资支付条例》第十五条的规定,具体的追偿程序为,首先向员工发送书面的追偿文件,然后根据相关的规定从员工的工资中扣除。第八条公司签订的所有合同,均采用书面形式,采用信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等形式签订的合同,均应当采用合同书形式予以确认。对于采用传真方式签订合同而且无法用书面合同书形式确认的,应在内容中特别注明“传真件有效”的条款。对于电子数据或电子邮件形式签订合同而无法用书面合同书形式确认的,应在条款中作出特别的约定,表明双方数据交换的内容是真实的、不可事后改动的意思表示,必要时,提请公证机关予以证据保全。第九条合同有效期限原则上不超过一年。特殊情况下,如需签订有效期限超过一年的长期合同,需按本制度要求完成相关审批手续。对于事实上不能在一个年度内完成或签订超过一个年度对公司发展更为有利的合同,在签订合同之前,应予以充分说明,取得审批意见后,方能签订超过一年的合同。第十条合同正式文本应当打印或印刷制成,并盖章后生效。合同文本应使用中文,或至少应当制作中文文本,除特别情况外,在签署合同时应注明以中文本作为理解合同内容的准据文本。签订外文合同而且约定以该文字为准据文本时,需要得到公司合同签署核准人的特别同意,并交法务部备案。第二章合同管理机构第十一条公司实行二级合同管理,法务部全面负责公司的合同管理;各业务部门负责所在部门的合同管理。第十二条公司合同的具体管理职责和程序为:(一)职责:各业务部门负责与本部门业务相关的合同的起草、签订、履行和管理。法务部负责公司所有合同的审核、备案和管理。审计部门负责对公司所有合同进行审计、核查和监督。(二)程序:各业务部门完成合同的签订后,保留原件,以确保合同履行工作,将目录和合同文本的复印件交送法务部管理,并将合同目录交送审计部,供审计部门审核、监督使用。第十三条公司的业务部门负责人或主管、财务人员、法务人员以及合同评审成员有权依据各自的职责对合同进行审核监督,相关部门应当给予支持和配合。第十四条公司合同管理实行经办人责任制,经办人应认真签署、履行和管理合同中的相关职责,并对严格履行合同谈判、签订和履行过程中知晓保守商业秘密进行保密等义务。第三章合同的订立第十五条签订合同前,该职能部门首先确定经办人,由其采取谈判或实地调查等方式,充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容,确保对方具有履约能力。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应