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2.0适用范围
本标准适用于管理中心质量管理体系文件，及所有与质量管理体系有关的文件的控制。
3.0职责
3.1品质管理部负责管理中心质量管理体系文件的整体控制；
3.2人事行政部负责管理中心内部行政资料的起草、下发、保存，重大业务合同的保管及外来文件的登记、传递、保存的控制；
3.3客户服务部
负责一般业务合同的保管及相关文件资料的收集管理工作；
负责所辖物业的图纸、技术资料的收集、管理工作；
负责所辖物业范围内的住户档案，装修档案等文件资料的保管控制；
3.4各部门应对在质量管理活动中产生的质量记录按规定要求进行保存。
4.0工作程序
4.1 与质量管理体系有关的文件
4.1.1 质量管理体系文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格、各部门工作手册(由各部门有关的质量管理体系文件及相关文件组成)；
管理中心内部行政文件及资料：是指管理中心为规范内部管理，以管理中心或以管理中心各部门名义下发的文件、总公司下发的红头文件等；
物业管理服务文件：是指管理中心为实施物业管理服务所产生的各种服务性的业务文件等，包括提供各项服务的服务合同；
法律、法规及外来文件：主要包括适用的国家法律、法规和行业标准、上级部门的业务指导性文件及顾客提供的图样、技术标准等。
4.2质量管理体系文件的控制
程序文件
文件编号
TXHY.QP-01
修改状态
A版第0次修改
标题文件控制程序
页码
第2页共6页
4.2.1批准与发放
质量手册由管理者代表组织编写和审核，经理批准后发布，发至各部门负责人；
质量管理体系程序文件由品质管理部组织编写，各部门负责人审核，管理者代表批准，发至各部门负责人和相关工作人员；
作业指导书和质量记录表格由各部门负责人组织编写并审核批准，发至相关部门(班组)员工；
各部门工作手册由品质管理部编制，管理者代表批准，发至各部门负责人；
外来文件由人事行政部登记、呈报、传递和存档。
4.2.2文件标识与编码
见作业指导书《公文处理工作规程》。
4.2.3文件复制
1)《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》由品质管理部统一复制发放；
2)《作业指导书》、《质量记录表格》的复制由部门文件管理员（兼）申请，部门负责人批准后方可复制。
4.2.4发放与保管的控制
1)品质管理部在质量管理体系文件发放前应对发放的受控文件按要求加盖受控章及分发号并编制《文件发放登记表》；
2)各部门应指定管理人员负责领取保管受控文件，同时应保证受控文件使用的是有效版本；
3)文件领用人应在《文件发放登记表》领用人栏中签名确认领取注有分发号和加盖“红色”受控文件印章的受控文件；
4)需二级转发的文件，二级转发部门也应执行上述规定；
5)当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人文件复印，应到文件发放部门办理领用手续；本管理中心范围内不允许出现未加盖红色“受控文件”章的受控文件；
程序文件
文件编号
TXHY.QP-01
修改状态
A版第0次修改
标题文件控制程序
页码
第3页共6页
6)当出现文件严重破损影响工作时，应按5）条规定到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件；新文件的分发号沿用原文件分发号，文件发放部门应将破损文件销毁并记录；
7)当使用文件出现缺页影响工作时，应按5）条规定到文件发放部门办理补页手续，补齐缺页后的文件正常使用；
8)当文件使用人将文件遗失时
