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范围
本程序适用于公司质量管理体系及与其有关的文件和资料的控制。
职责
质管部负责质量管理体系文件的控制和归口管理；
开发部负责产品技术类文件的控制和归口管理；
市场部负责工程设计类文件的控制和归口管理；
售后服务部负责工程设计类文件以外的工程技术文件的控制和归口管理；
行政部负责行政类文件及法律法规等文件的控制和归口管理。
作业程序
文件的分类及编号
质量管理体系文件（均为受控文件，一至三级文件必须加盖红色“受控”印章，必须有分发号及发放记录，四级文件如需发放有分发号和发放记录即可）；
技术类文件（均为受控文件，必须加盖红色“受控”印章，必须有分发号及发放记录）；
行政类文件（均为受控文件，无须加盖受控印章，但必须有分发号及发放记录）；
外来文件（均为非受控文件）。
质量管理体系文件
一级文件：表明意向及达到此目的的策略及方法（如：质量手册）；
二级文件：说明由谁负责执行什么及什么情况下执行程序（如：程序文件、管理制度等）；
三级文件：详细说明如何执行某些工作（如：指导书、规则、准则、说明书、式样书、图纸、合同等）；
四级文件：证明已按文件执行工作的证据（相关记录）。
技术类文件：图纸、工艺、操作规程及采购文件等；
行政类文件：红头文件等；
外来文件：国家/国际标准、行业标准、顾客要求、顾客式样图纸、行政主管部门下发的文件、法律法规等；
一至三级文件的编号按照Q/YZ J01.01-2007《标准分类与编号规定》执行。
四级文件中表格的编号由两部分组成，分别为表格号和编号。表格号格式为：BG-(所属文件的标准编号)-两位流水号，如《文件控制程序》的第1份表格：BG-G13.07-01；编号的格式为：YZ(部门代号)-年号月份三位流水号，如远征公司质管部某份表格2009年01月份第1份记录：YZZG-（200901001），年份月份流水号为手工填写。
注：部门代号见本文件的表格1（BG-G13.07-01《文件发放范围审批表》）
4.2文件的编制及审批权限
4.2.1质量管理体系文件的编制、审核及批准
质量手册等一级文件由质管部编制，管理者代表审核，总经理批准；
程序文件、管理制度等二级文件由各职能部门编制，程序文件由管理者代表审核，管理制度等由各职能部门经理审核，总经理批准；
三级文件中产品标准、设计图样、工艺文件、采购文件、检验文件、工艺操作指导书、检验指导书等技术类规范由开发部项目负责人编制（或经开发部授权由生产部工艺技术员、质管部质量管理员编制），开发部经理审核、总工程师批准。管理类文件由各相关部门编制、部门经理审核，公司主管领导批准；
质量记录由相应文件编制部门按质量记录所属文件的审批程序执行。
4.2.2行政类文件由行政部编制、行政部经理审核，总经理批准。
文件的评审
文件的评审是为了确保公司运行的质量管理体系文件、产品技术类文件、工程设计类文件和行政类文件的有效性、充分性及适宜性；
文件在审核批准前，由相关领导对文件进行评审并填写《文件评审表》，评审可以采取会议、会签等形式进行，当确认文件符合要求时，予以批准发布；
文件使用部门在使用过程中如发现文件与实际不符或有错误时，应提交文件归口管理部门对文件进行评审，必要时进行修改再次得到批准；
每次内审时，内审组对文件的有效性、充分性及适宜性进行评审，必要时由文件归口部门对文件进行修改并再次得到批准。
文件的发放
质量管理体系文件在完成审批稿后，由质管部填写《文件发放范围审批表》确定发放范围后统一发放，并在《文件发放、回收登记表》上做好发放记录，原稿保存。
产品技术类文件在完成审批稿后，由开发部填写《文件发放范围审批表》确定发放范围后统一发放，并在《文件发放、回收登记表》上做好发放记录，原稿保存。
工程设计类文件在完成审批稿后，由市场部填写《文件发放范围审批表》确定发放范围后统一发放，并在《文件发放、回收登记表》上做好发放记录，原稿保存。
行政类文件在完成审批搞后，由行政部填写《文件发放范围审批表》确定发放范围后统一发放，并在《文件发放、回收登记表》上做好发放记录，原稿保存。
文件发放要及时，发行份数应得到申请和批准，并保证满足使用的需要和有效使用。文件发放数量由各归口管理部门提出申请，公司主管领导批准。
一般情况下文件要发新收旧，特殊情况需保留失效文件时文件发放人员负责要在失效文件上盖上“失效保留”红色印章，以示识别。
发放的文件通过日期、版本、编号、印章、批准签名等项目识别其有效性。
4.5文件的使用控制
当文件使用者发现文件出现破损影响使用，应及时到归口部门更换新文件，同时交回破损文件，新文件仍沿用原文件的分发号。文件若发生丢失，文件使用者应承担由此引起的相应责任。因业务需要对外提供图纸、技术文件或因工作需要使用文件的部门或人员申领文件时，应到文件归口管理部门填写《文件更换、补发、领用申请单》办理相关手续，不得借用他人文件复印，保证使用场所得到有效版本的文件（补发的文件应在原分发号后加注（补1、补2……）等标识）。
对外提供的参考文件应盖有红色“参考用”印章以便识别。
文件的归口管理部门、使用部门负责各自所管理、控制文件的日常使用、监督与指导。
各部门文件管理员应对本部门文件妥善保管，保持内容清晰，分类编号易于识别和检索，不得私自复印和对外提供，调离时需交接清楚。
外来文件的控制
外来文件由文件对口部门负责接收并登记保留、传递等。
质管部负责国家/国际标准、行业标准信息机构建立联系渠道，获得最新有效标
