名称
文件控制程序
版本
A/O
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1.0目的
对文件的编制、批准、标识、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，以确保质量/环境/安全管理体系所覆盖的各部门及场所都能及时得到和使用有效版本的文件，并防止误用失效文件或作废文件。

2.0适用范围
适用于与质量/环境/安全管理体系有关的文件的控制。

3.0职责
3.1行政人事部是质量/环境/安全体系有关的文件的控制归口。

3.2《质量、环境、安全管理手册》和《质量环境安全程序文件》由行政人事部负责组织起草，管理者代表负责审核，总经理批准。

3.3作业指导类文件由文件的使用部门起草，行政人事部汇编，管理者代表审核，总经理批准。

3.4行政人事部负责对公司行政、人事类文件及与体系有关的外来文件的管理和控制。

3.5 行政人事部负责项目技术类文件的归口管理，各设备设施维修服务部负责项目技术类文件的使用和控制。

3.6 各部门负责本部门与质量/环境/安全体系有关的文件的收集、整理和管理。

4.0 工作程序
4.1文件的分类及保管
4.1.1 质量环境安全管理手册，质量环境安全程序文件由行政人事部负责保管。

4.1.2 公司第三级质量/环境/安全管理体系文件：
包括公司各项规章制度、工作标准或岗位职责、作业指导书和各项服务规范等。原版（不加“受控”或“非受控”标识）或U盘电子版由行政人事部保管，各相关部门使用复印版本，加盖“受控”印章，并填写《文件收发登记
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编号
HD-CX-01

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版本
A/O
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表》。

4.1.3 公司外来文件：各种行政人事制度、国家法律法规性文件及政府主管部门
发出的文件由行政人事部保管；业主公约、业主入户合同、收费标准等由各行政人事部保管。

4.1.4 质量记录表样由行政人事部统一管理，各相关部门使用复印件或印刷品，质量记录执行《质量记录控制程序》。

4.2文件的编号
4.2.1 质量/环境/安全管理体系文件的编号
质量、环境、安全管理手册
HD-SC-年号-版本号/修改码，
字母代号分别为：HD-河南怀大物业管理有限公司；
SC-质量环境管理手册代号；
年号-该文件发布的年份；
版本号-用大写字母代替，依照字母顺序表A、A、C……修改码-以阿拉伯数字代替，按序开始，如：0、01、02……
质量、环境、安全程序文件
HD-CX-年号-版本号/修改码
字母代号分别为：HD-河南怀大物业管理有限公司；
CX-质量环境管理手册代号；
年号-该文件发布的年份；
版本号-用大写字母代替，依照字母顺序表A、A、C……
修改码-以阿拉伯数字代替按序开始，如：0、01、02……
在质量、环境、安全程序文件中每个控制程序按章节前后按顺序单独编号，如：
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作业文件和管理文件
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编号
HD-CX-01

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版本
A/O
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作业文件： HD-ZY-RX-XX-XXXX-X/XX
代号说明：公司代号-作业类文件代号-部门代号-文件序号-发布年份-版本号/修改码
管理文件：HD-GL-RX-XX-XXXX-X/XX
代号说明：公司代号-作业类文件代号-部门代号-文件序号-发布年份-版本号/修改码
部门代号：行政人事部：XZ； 财务审计部：CW； 业务发展部：YW；
项目管理部：XM；领导层：LD； 品质管理部：PG
质量记录
JL-XXX-XXX
字母代号分别为：质量记录代号/标准章节号-记录顺序号（01、02、03……）
文件的编制、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件的内容适合于公司运作和服务情况以及重要的、关键的要求没有遗漏。

质量环境安全管理手册及质量环境安全程序文件由行政人事部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准，由行政人事部负责发放、登记。

作业指导类文件由使用部门自行编制和设计，由主管审核，行政人事部经理或部门经理批准，报行政人事部备案，并印制发放。

4.3.3 技术类文件由相关部门编制，由主管审核，经理批准，经总经理批准后发
布，并报行政人事部备案。

4.3.4行政人事部负责对公司所有受控文件，建立公司《受控文件清单》，对外来文件建立公司年度《外来文件清单》。

4.3.5 各部门负责对公司下发的所有受控文件，建立本部门《受控文件清单》，对外来文件建立本部门《外来文件清单》。

4.3.6 确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。

4.4文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量/环境/安全体系运行紧密相关的
文件为“受控”文件，即文件的编制、审批、发放、标识、使用、更改、作废和
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回收均纳入程序并按规定管理。所有受控文件须盖表明其受控状态的印章，注明分发号。

文件更改、作废、回收不通知文件的持有人即为非受控文件如提供给顾客使用的
文件。

4.5文件的更改与换版
质量环境安全管理手册、质量环境安全程序文件由行政人事部组织更改，填写《文件更改申请表》，经管理者代表审核，报总经理批准后更改，由行政人事部发放，并保留文件更改内容的记录；
其它文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请表》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；
文件更改的方式：①划改；②换页更改，所有更改由文件主管部门执行。被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性；文件更改后均应进行标识；
文件的换版：当文件修改次数较多，或因本公司的组织机构、产品实现过程发生重大变化、国家行业规定发生重大变化时，文件经评审或经管理评审，会议决定可以进行换版；当所依据的质量/环境/安全管理体系标准进行换版时公司的文件也应及时换版；
行政人事部对换版后的文件按本程序4.6的规定进行发放，换版文件发放的同时要收回换版前的文件，同时对换版前的文件做“作废”标识后，填写《文件销毁记录表》。除存档两份外，其余全部销毁。

4.6文件的发放与领用
文件的发放范围需报总经理审批；
文件接收人应填写《文件收发登记表》，签署姓名、接收日期后方可接收；
因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效，

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发放部门做好相应的发放签收记录；
因工作岗位的变动，可以根据工作的需要领取该岗位应得到的文件，但原岗位使用的文件应交回行政人事部。

4.7文件的归档
4.7.1经批准的文件分（正本）和（副本）两份，正本文件由行政人事部存档，