根据公司建设筹备期的工作实际，为保证正常工作、建设和运营准备、控制开支、降低成本，规范物资采购流程，特制订本制度。

本制度由公司行政部制定，适用于本公司建设筹备期的物资采购工作，由公司行政部负责解释和修订。

建设期采购的物资主要包括三大类：1）办公、劳保、生活用品；2）需现场采购的工程建设用材料、设备，主要是根据工程设计前期采购漏项和由于设计原因导致的返工、增项、以及调试启动中发现问题、与工程总包方责任界限短时难以确定、施工急需的材料设备；3）需现场采购的为调试运营准备的工器具、材料，主要是不属于工程设计、建设本体，但调试运营及正常生产、维护必须的物料和工器具。

建设期物资采购流程如下：
物资申购
1.1 第一类物资由行政部填报办公用品申购单，办理批准手续；
1.2 第二类物资由工程部填报工程材料申购单，办理批准手续；属工程变更或增项物资，需附施工单位、设计单位和监理单位签发的联络函；
1.3 第三类物资由运营准备部填报工程材料申购单，办理批准手续；
1.4 单价在2000元以上的需分项单独填报工程材料申购单；小额、多品种采购可集中于一单，并在单后附申购明细表；
采购审批
2.1 第一类物资的采购由公司财务总监、行政领导批准，大宗物资采购需报董事长批准；
2.2 第二类物资的采购由公司工程部技术组、公司财务总监、行政领导、北控环保工程总监批准，大宗物资采购需报北控环保总经理批准；
2.3 第三类物资的采购由项目调试常务副总指挥、总指挥、财务总监、行政领导批准，大宗物资采购需报北控环保总经理批准。

2.4 其余参与审核的部门及领导见附表。

合同订立
3.1 第一类物资的申购经批准后，由行政部负责考察、询价（或招标），比价、洽商、初步确定供应商后办理合同报批手续；并负责采购合同的签订和实施。

3.2 第二、三类物资的申购经批准后，均由工程部采购组负责包括考察、询价（或招标），比价、洽商、初步确定供应商后办理合同报批手续；并负责采购合同的签订和实施。

3.3 供应商考察和合同洽商一般应由两人共同参与，其中数额较大的，工程总监或公司领导要亲自参与。

3.4 合同经相关部门、领导审核批准（具体见附表），大额合同需经经理办公会研究批准，方能订立。

采购款支付
4.1 采购款的支付要按照采购合同执行，由负责采购的工作人员填报付款申请单，办理付款手续，付款前财务部要认真审核付款是否符合合同要求、采购审批手续是否完备、货到付款的是否有相应的入库单、领用单、验收单，收款单位信息是否与合同相符、是否提供了应提供的收据或发票。

4.2 采购款一般通过银行支付给供货方。小额或紧急、特殊情况，需支付现金的，应经公司领导批准、办理借款和支付。事后办理报销手续。采购款报销需填报报销申请单，并附经批准的物资申购单，相应的入库单、领用单、验收单和发票。

4.3 参与审核、批准的部门及领导见附表。

入库、验收和领用
5.1 集中采购、分批使用的，采购后入库保管，由保管员必要时邀请或有领导指定有经验的专业技术人员进行验收，合格可以入库由保管签入库单；
5.2 施工急需投入使用、并将形成永久性工程成果一部分的，由施工方验收、验收合格的办理领用单或验收单、并请监理见证；
5.3 作为给运营维修人员第一次配置的工器具，低值易耗品由领用班组负责人验收并签领用单，同时登记造册，计入二级保管账册。

5.4 入库单、领用单、验收单均可作为付款报销的凭据之一。