总则
为规范广州市梅山物业发展有限公司（以下简称公司）采购行为,加强对采购活动的管理与监督,保障采购质量和采购物料及时供给,达到合理降低公司采购成本,特制定本制度。

第二条公司各级单位和部门使用公司资金购买各种物料,委外加工和服务及其相关活动,均适用本制度。

合理的采购分工不相容职能的分离：信息员、商务助理、采购员

适用范围
采购作业相关职责
生产部职责:负责生产性物料的请购,检验和签收.
资材部职责: 负责办公用品的请购与签收；负责资源寻找及日常用品(清洁用品,厂务设施用品等)依据权限呈核订购,编制采购作业计划,负责采购作业的实际操作,对帐,请款.
其他部门职责:负责其他非生产物料的自行请购和验收.

采购流程管理
生产性物料请购单的开立及递送
生产部依生产需要,三个工作日前开立部门请购单,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等,经请购部门主管、经理依请购核决权限批准同意后,送采购部.
需用日期相同且属同一供应厂商供应的配套物料,请购部门应以请购单附表,一单多品的方式提出请购.
常用生产性物料由请购部门依耗用状况,并考虑库存情况,依计划按月或按季开立“部门请购单”请购;需临时请购常用生产性物料的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的原因.原则上是按周开立.
紧急请购:
1).条件要求:订购时间小于正常采购作业期限,物料或产品的短缺将严重影响正常生产和销售.
2).范围:一般情况下,只有经理级以上主管认可批准的项目方可纳入此范围.
3).请购部门应在“部门请购单”的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并在注意事项栏目中说明紧急采购的原因,经部门经理批准后,以急件卷宗递送.采购部进入紧急采购程序,以最短时间内完成采购作业为准.
4).采购部随后跟踪“部门请购单”.
5).单价超过2000元的设备和工具,请购部门必须报公司总(副总)经理批准.
非生产性物料请购单的开立及递送
非生产性物料由使用部门开立“部门请购单”,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等要求,经请购部门主管,经理以请购核决权限批准同意后,送采购部.
为尽量降低分散采购的成本与费用,通常情况下,请购部门应根据非生产性物料的耗用状况和需用周期规律,按月或按季由各部门作出月度或季度预算和计划送资材部审核,由资材部进行集中采购.
需临时请购或超出预算和计划的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的原因,经部门主管签字审核后送采购部,采购部将“部门请购单”和询价结果一同上报公司,由总(副总)经理批准后方可采购.
固定资产请购单的开立及递送
对单件采购金额大于2000元RMB的设备和工具等非易耗品,由请购部门填写“固定资产购买申请单”,注明品名,规格,数量,需用日期及购置说明等,经请购部门主管,经理审核同意后,送采购部.采购部根据要求进行报价,选择三家以上的供应商,报公司总(副总)经理审批.
委外加工单的开立及递送
设备,固定资产等凡需要维修,公司生产部无法完成或无法及时完成客户需求的项目:
各请购部门需填写“委外加工单”,经请购部门主管,经理审核同意后,送采购部.