职位名称

董事长秘书

直属上司

办公室主任

所属部门

董事长办公室

职级

专员级

岗位定员

1人

填写日期

职位概要：

负责董事长办公室文书打印、资料翻译以及日常接待等事宜；协助法律顾问处理集团各公司对外法律事务，规避各类法律风险。

岗位职责：

1、日常事务：

1）、负责董事长办公室电话的接听，传真、邮件的收发。

2）、负责董事长办公室来访客户的预约、接待。

3）、负责董事长办公室的清洁卫生、文件整理。

4）、负责收集公司各高层管理人员的《出差申请表》。

2、文书工作：

1）、董事长办公室的文件收发、传送及归档工作，将各部门提交的文件及时呈报董事长，并及时流转董事长签批的文件。

2）、公司大事记和重要会议（活动）的原始资料收集和编撰工作，负责收集、筛选各类信息，并进行汇总、整理和保管；

3）、负责记录、整理、打印、分发并归档集团的重大会议、例会、专题会议等会议纪要，以及各种人事任命、通知等各项公文。

4）、负责集团级会议的会务组织工作，协助董事长准备各类会议资料、制作PPT等。

5）、负责整理董事长来往信件（包括电子档、书信、公函），对其进行分类处理、归档。

6）、执行董事长授权的工作，对董事长布置的各项工作计划、决议事项进行催办、督办和落实。

3、翻译工作：

1）、翻译董事长与国外客户的往来信件，并整理归档。

2）、翻译董事长交待的与国外客户订立的初步协议以及其他需要翻译的资料。

4、外协工作：

1）、负责董事长出行的车辆、车票、机票的购买以及房间的预订等工作。

2）、负责集团在上海各写字楼租赁的租金催收事宜。

3）、负责办理董事长出国签证、APEC商务卡等相关事宜。

4）、负责与合作的各酒店、宾馆、票务中心等单位联系各类预订事宜。

5）、负责办理和提交各级政府职能部门索要的各类材料、档案、资质证明等。

5、办公用品、礼品的管理工作：

1）、定期整理储藏室的物品并盘库，做到分类摆放，标识齐全，整理有序，做到帐、物一致。

2）、各部门办公用品的领用登记，礼品领用手续的审核和登记，月底对办公用品、礼品领用情况分类记账并汇总提交办公室主任。

6、不定期工作：

1）、参与公司大型活动的策划、安排、组织工作（旅游、年度总结表彰、评优、晚会）等。

2）、董事长或办公室主任临时交办的其他工作。

工作权限：

1、权力：

1）、董事长办公室的管理权；

2）、行使日常工作协调和会议召集的管理权力，对公司会议决议内容的跟踪监督权。

3）、要求相关人员配合工作的权力。

2、责任：

1）、对工作质量负责；

2）、对董事长日常行程以及董事长办公室的信息资料保密。

关键业绩指标：

1、董事长办公室卫生质量；

2、会议记录的准确性、签批文件流转的及时性；

3、工作完成的及时性及准确性；

4、董事长办公室文件整理的规范性；

5、电话接听礼仪的规范性；

6、部门合作满意度；

7、保密工作的遵守性；

8、出勤率。

任职资格：

1、教育水平：文秘、管理、外语等相关专业本科以上学历。

2、培训经历：文书写作、商务礼仪等技能方面的培训。

3、工作经验：具有日程安排、公关、接待、文书起草等方面实践经验，从事秘书职位优先。

4、技能要求：

具有秘书从业资格证书；

熟悉商务礼仪，能灵活处理各种接待工作；

具有较强的文字功底和外语能力，能起草各类文书；

具有良好的沟通协调能力；

具有一定的速记能力，熟练使用相关办公软件。

素质要求：

形象礼仪较佳，个性温和；

具有良好的人际关系，善于沟通和协调各种关系；

主动积极、工作严谨、认真负责；

能承受较强的工作压力；

具有较强的应变能力，能灵活处理各种突发事件；

较强的学习能力和责任心，能自我激励，具备较强的独立处理事务的能力；

保密意识强。

职业发展：

董事秘书 ---- ① 行政助理----行政主管----办公室主任----部门经理----总经理助理----总裁助理

----② 人事助理----人事主管----人事经理-----人力资源总监

任职人员(签字):

日期:

直接上级(签字):

日期: